EC運用効率化のカギはデータ連携!受注~出荷データを一元管理する方法

EC運用効率化のカギはデータ連係!受注~出荷データを一元管理する方法

日々ECの運用をしていくなかで、受注と出荷、在庫管理の煩雑さに悩みを抱えてはいないでしょうか? 例えば、受注データと在庫・発送データの突き合わせに毎日数時間を費やさなくてはならなかったり、顧客への配送ステータス通知に多くの人手が必要だったりといった悩みです。受注から発送、在庫管理まで、すべてをカバーする管理システムを持っていればよいのですが、現実は別々のツールで管理を行っていることが多いでしょう。今回は、そんなEC運営の悩みを解決するデータ連携について紹介していきます。

一般的なECの形態

EC(Electronic Commerce:電子商取引)運用効率化のカギとなるデータ連携についてお話しする前に、一般的なECがどのような工程で運営されているのかを確認しておきましょう。

受注工程

消費者の目に直接触れる部分であり売り上げに直結する工程なので、各ECサイトがその運営と管理に一番力を入れている工程です。ECにおける受注元は大きく次の2つです。

  • ショッピングモール(Amazonや楽天市場)からの受注

多くのECサイトは、自社サイトのほかにネットショップのサイト(ショッピングモール)などにも商品を出品しています。Amazonや楽天市場といったショッピングモールは消費者からの注目度も高く、検索でも上位に表示されることが多いので販売には有利です。また、Web管理などを行う必要がないこともショッピングモールの魅力でしょう。ただし受注はもちろん、新規商品の登録または廃版、品切れなどの情報はデータ連携する必要があります。

  • 自社ECサイトや店舗からの受注

自社サイトについては、ショッピングモールと違い独自にWeb管理などのシステム管理を行なわなければなりません。多くの場合はクラウドなどのECプラットフォームを利用しているでしょうが、ショッピングモールに比べればサイトデザインやUI(ユーザーインターフェース)に気を使うことでしょう。また実店舗での販売も行っているのであれば、店舗からの受注データもあわせて管理する必要があります。

商品管理工程

ここからは一般的にバックヤードと呼ばれる工程になります。商品の出荷や在庫管理、仕入れの手続きなど、ECのスムーズな運営を支える重要な工程です。

  • 商品管理

新規商品の登録や既存商品の廃版などを適宜行います。自社サイトはもちろん、提携しているショッピングモールへの登録や店舗への連絡も商品管理の範囲です。

  • 受注管理

上記の受注工程のうち、受注したあとの仕事はバックヤードの範囲です。ショッピングモールや自社ECサイト、店舗からの受注データを、出荷管理や在庫管理に反映していかなければなりません。

  • 出荷管理

受注データをもとに、商品の出荷指示(ギフト配送・期日指定などの対応も含む)、出荷済みデータの反映などを行います。出荷済みデータは、顧客のマイページ(出荷状況表示)や、ショッピングモールの配送状況表示などに使われます。

  • 在庫管理

商品の在庫管理、出荷数に応じた仕入れ指示などはここから行います。仕入れ指示後、商品が入庫した場合もデータの反映が必要になります。出荷と在庫、入庫の数がずれていると、欠品や過剰在庫などの状態になりかねません。

  • 仕入管理

商品の発注・納品管理、商品が納品されたあとの在庫管理システムへの反映を行います。この工程は、経理部門などとのデータ連携(発注・納品・検収・支払い)も必要です。

顧客管理工程

  • 顧客管理

顧客データの管理(顧客情報、購入履歴、配送データ等)の取得、管理、営業部門との連携が主な仕事です。顧客情報と購入履歴はメールマガジンの配信や商品情報のお知らせメールなどに活用することがあるので、CRMなどにデータ連携させることもあります。

EC運用 バックオフィス業務に関するよくある悩み

上記のようにECの運用には多くの工程があり、それぞれが密接に連携していく必要があります。ただし実際には各工程に違うシステムが使われていることもあり、データ連携が業務課題となっています。

データ連携に膨大な手間がかかる

  • 複数のショッピングサイトへの商品情報登録が負担

自社サイト以外に利用しているショッピングサイトへの商品情報登録は、フォーマットがそれぞれ違うこともあり、多くは都度手作業で行われています。特にアパレル関係やシーズン物を扱うサイトであれば、季節ごとに商品の入れ替えが発生し、かなり膨大な手間となります。また売り上げ情報なども、フォーマットが少しでも違えば手動で自社システムに転記を行うしかなく、ここでタイムラグや人的ミスが起こりがちです。

  • 日々のデータ連携に手間がかかる

受注から出荷、在庫管理、仕入管理までの一連の工程では、日々データ連携を行う必要があります。これらの工程が一元管理されているような専用システムを構築できればよいのですが、実際には別々の管理システムを運用しているケースが多いのではないでしょうか。例えば各工程から出力されるデータが、CSVのように統一されたデータフォーマットであっても、定期的にデータを取得し、次工程に渡せるデータに加工するのは手動で行われていることが多いです。

ほかにも、商品の配送状況更新のために配送サイト(出荷管理工程)からのデータを、手作業でショッピングサイトのページに転記しているケースもあるでしょう。人的作業ではタイムラグが生じてしまうため、結果として顧客に迷惑をかけることにもなりかねません。

  • マーケティングデータの集計にも手間がかかる

受注や出荷という実作業以外に、マーケティングでもデータは必要です。例えばROAS(広告費の回収率)集計のためには、各ECサイトの売り上げや配送サイトから配送料等のデータも集計する必要があります。このような作業も、各サイトのデータフォーマットが違うために、定期的にレポートを作成するにも手作業での転記が発生するので煩雑な作業になるのです。

上記のようなデータ転記作業の課題を抱えている現場では、繁忙期には残業や人海戦術で対応することになりますが、これは担当者の疲弊につながります。そうなると人的ミスによる手戻りが多く発生し、効率の悪さにつながるでしょう。それぞれの作業が細かいので目立ちませんが、実際にはこうしたバックオフィス業務に膨大な経費(ほぼ人件費)がかかっています。安易に人手を増やせば人件費が増え、システムそのものを変えようとすると大きな初期投資が必要になります。バックオフィスのデータ連携に関わる課題は明確ですが、容易には解決できない問題なのです。

EC運用の効率化はRPAでの自動化がカギ

EC運用におけるバックオフィスの悩みを解決する方法として、大きな投資をしてシステムを一新する以外にも、各工程のデータ連携をRPA(Robotic Process Automation:ロボティック・プロセス・オートメーション)で自動化してしまう、という解決策があります。

時間のかかる日々の工程は自動化してしまう

あるECサイトの運営会社のデータ取り扱い業務においては、「各工程からCSVデータをダウンロードするだけで毎日100分かかっていた」という例もあります。このほかにも毎日、もしくは定期的に行わねばならず、しかもデータの取得だけで時間がかかってしまう作業は意外と多いものです。このようなデータを取得するだけの作業や繰り返しの単純作業は、RPAで自動化してしまうことにより、人間はより付加価値の高い作業に専念することが可能になります。またRPAであれば、通常の勤務時間以外でもデータ取得を自動で行ってくれます。RPAの活用は、一日の時間を有効活用することにもつながることでしょう。

RPAで自動化すれば作業の増減の影響を受けない

上記で述べたようにRPAなら24時間365日、休むことなく稼働します。また繁忙期に作業が増減しても、ほとんど影響を受けることがありません。各ショッピングサイトや自社ECサイト、店舗から売り上げデータをダウンロードし、目的ごとに各工程に振り分け、レポートを作成するところまで、ほぼ自動化が可能です。また大規模システムのように一度に自動化する必要はなく、予算に合わせて一番負荷の高いところ、もしくは一番効率化したいところから導入することもできます。

さらに、クラウド型のRPAであれば、ベンダーが機能を提供する範囲が広いので、スピーディーに自動化を進めることが可能です。

ミスと手戻りの非効率を解消できる

各工程の作業効率化以外にも、RPAの導入で効果が高いのがミスや手戻り、属人的な作業の軽減です。ECサイトで行われているような複雑な工程には人的ミスが発生しやすく、手戻りや配送ミスによる顧客とのトラブルなどは効率化の妨げとなります。RPAであれば定型化された工程を、素早くミスなく実行することができます。また人間に任された作業には、さまざまな事情による欠員が発生します。RPAで属人的な作業を軽減することにより、急な退職や異動による欠員にも対応しやすくなる体制が構築できます。

RPAの導入にも投資は必要になりますが、効率や手戻りといった見えない経費の節減にRPAは絶大な効果を発揮します。また、導入への期間が短くてすむこともRPAの特徴と言えるでしょう。

人手での複雑なデータ連携は課題が多い

巣ごもり需要を生んだ新型コロナウイルスの影響もあり、EC事業規模が拡大した企業や、EC事業の立ち上げを考えている企業も多いことと思います。ECの運営は受注から発送、在庫管理など、いくつもの管理工程が複雑に絡みます。それぞれの工程で使いやすいシステムをSaaSで選べば、必然的にデータ連携が効率化のカギとなるでしょう。複雑な工程を人手で行っていれば、ただでさえミスの撲滅は難しいです。さらに、事業が拡大するほどミスの可能性は大きくなります。EC運営の際には、RPAでの自動化とデータ連携をぜひご検討下さい。


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