RPAの基本~できること、種類、活用方法などをわかりやすく解説~

今さら聞けないRPAとは?

近年、日本国内で業務改善・効率化の必要性が叫ばれるようになりました。働き手の減少・競争の激化・リモートワークへの移行に伴う業務の見直しが必要となる中で、RPAが近年注目を浴びています。

エムエム総研の調査によると、2019年11月時点におけるRPAツールの導入率はおおよそ38%、年商1,000億円以上の大手企業に限れば51%と、大企業ではすでに過半数がRPAを導入しているようです。RPAは今やスタンダードになりつつあります。

今回はそんな近年導入が進んでいるRPAに関して、初心者でもすぐに理解できるように説明したいと思います。

RPAは簡単に言うと、業務効率化ロボット

まず、RPAとは何でしょうか? RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、簡単に言うと「業務プロセスを自動化するロボット」という意味です。

簡単だけど普段から気付いたら頻繁に行っている事務作業を、人の代わりに自動で行ってくれるサービスのことです。

例えば、Microsoft Excelに記載されている支払い情報を持ってきて、支払いリスト作成やシステムへの入力を行うような定期業務も自動化してくれます。

なぜ今、RPAが注目されているのか

なぜ今、RPAが注目されているのでしょうか? ここでは2つの理由を見てみましょう。

1. 働き方改革を推進するため

安倍元首相の掲げていた「一億総活躍社会」の宣言を皮切りに、ここ5年の間、働き方を見直す動きが非常に強まっています。働き方改革のために「残業は禁止」と「仕事のアウトプット量は減らすな」の板挟みになって困っている現場もあるのではないでしょうか。

この状態を解決するためには、まず業務の内容を見直す必要があります。

RPAを導入することで業務の内容を見直す機会にもなりますし、社員がよりイノベーティブな業務を行うように業務内容を変え、ひいては働き方を柔軟にすることができるため、RPAは注目されています。

2. 労働生産性を向上させるため

日本の労働生産性は先進国の中でも特に低いことで有名です。労働生産性とは一人あたりどれくらいの「付加価値」を生んでいるかを表す指標です。

次のグラフからも分かるように、他国、特にアメリカとは1時間あたり2,500円分も異なります。日本の年間の法定労働時間が2,080時間なので、たった1年間で一人あたり520万円分もの差が出ることになります。

1時間あたりの労働生産性

労働生産性を改善する上で特に効果的なのが、1時間あたりの付加価値が低いルーチンワーク(反復作業)を減らすことです。RPAはそのような繰り返す定型業務を人間の代わりに行っていくのに最適なサービスであるため、注目されています。

RPAでできること

RPA導入でできること(メリット)は非常に多いですが、ここでは特に重要な3つのメリットを挙げたいと思います。

1. 業務の効率化

RPAを導入することで、

  • 24時間365日ずっと事務作業をしてくれる
  • 書類作成などで起こる人的ミスをなくす

といったことができるので、業務全体を見た時、業務は大幅に効率化されます。

2. コストの削減

次のように、経済的・精神的コストを削減できることもRPAのメリットの1つです。

  • 膨大な事務作業にかけていた人件費を減らせる
  • 納期やルーティン業務に追われるストレスから解放されるので、精神的コスト(負荷)を軽減できる

ここで試しに、経済的コスト削減の例を1つご紹介します。

例えば、「経理部門での転記作業をRPAで効率化」した場合、

  1. 一人あたり1日30分間削減できる
  2. 1ヶ月あたり20日働いているとすると、1年間で7,200分(=120時間)削減できる
  3. 業務の担当者の年収を400万円とすると、年に25万円分のコストを削減できる
  4. 担当者が10人いたとすると、たったこの業務に関してだけで年間250万円分を削減できる

ということになります。

上記のようなケースをその他多くの業務で行えば、年間で非常に大きなコストを削減できることになります。

3. 自動化への敷居下げに

RPAはその他の自動化ツール(ExcelのVBA・セレニウム・AI)と比較して優位な点が多いです。

RPAの特長は、

  • 専門知識不要
  • 小さい成功を素早く達成できる
  • 他のアプリケーションと連携可能
  • 既存システムを活かせる
  • サービス形態のバリエーションが多い

であり、自動化への敷居は低いです。

また、RPA導入が成功すれば、その後にもう少し難易度の高いAIなどの導入にも取り組みやすい社風や構造が醸成される可能性も高まります。

「RPAにおまかせ」して改善しやすい3つの業務

ここではRPAでどのような業務を改善しやすいのかを紹介します。

1. ルール化できる業務

RPAは指示された業務をそのまま間違いなく遂行するのに特化しています。そのため、業務内容をルールにできる場合、RPAを利用できる可能性は高いです。

2. 繰り返しを頻繁に行う業務

一定期間で何度も同様のことを繰り返す業務(例えば、毎日資料からデータをExcelのシートに転記する)などは、人間が避けたい業務でRPAが得意とする業務です。

3. パソコン上で完結する業務

人間が行う業務フローの全てがパソコン上で行う業務の場合、RPAの出番です。

例えば、日々更新される金融データをデータベースに入力し、定期的にそこからデータを取得して、Excelのシートに転記するような業務フローの場合は、すべてパソコン上で完結するのでRPAにおまかせすることができます。

RPAと他のテクノロジーとの違い

ここではRPAと他のテクノロジーとの違いについて明らかにしていきます。

RPAとAI・ディープラーニングとの違い

まず、RPAとAI(ディープラーニング)との違いは何でしょうか?

簡単に述べると、

  • RPAは指示された通りに動く
  • AIは最適な判断をしながら動く
  • ディープラーニングはAIの中でも特に複雑な事象を解き明かせる技術

という点で異なります。

RPAは単純でルール化しやすい業務を人の指示通りに素早く実行することができますが、それ以上のことはできません。

一方、AIの方はデータをもとに物事を分類したり、推測することができます。人間が考え出せない物も生み出せるのがAIであり、ディープラーニングです。ただし、学習コストはRPAより遥かに高いです。

RPAとVBA(Excel)との違い

次に、RPAとVBA(マクロ)の違いは何でしょうか?

簡単に述べると、

  • VBA(マクロ)はMicrosoftが提供しているOfficeのサービス上でのみ自動化ができる
  • RPAは様々なサービスを横断的に行き来して自動化できる

という点で異なります。

何度か紹介している例にもあるように、Excelシートに入力されたデータの一部を別の資料やデータベースに入力・転記するにはRPAを使う必要があります。

RPAとDXとの違い

近年、特に注目されているのがDX(デジタルトランスフォメーション)だと思います。DXの定義は「ITを活用し、新しいビジネスの展開に至ること」というものです。

では、DXとRPAの違いは何でしょうか?

簡単に述べると、

  • DXはITを利用して新しいものを生み出すこと
  • RPAはDXを行いたい時に利用する手段(ツール)のこと

です。

そもそもRPAとDXは抽象度が異なるため比較することはあまりないですが、両者を混在しないように知っておくことはとても大事なことです。

RPAの選び方

RPAを導入しようと考える上で気になるのが、どのようなタイプのRPAが存在しているかだと思います。ここではRPAの特徴と選び方に焦点を当てて紹介します。

RPAの種類

自社で開発する以外に、RPAには3つの利用方法があります。それぞれについて紹介していきます。

クラウド型

ウェブサービスとして提供しているRPAをウェブブラウザ経由で利用するタイプです。

オンプレミス型

自社サーバー上にインストールして利用するタイプです。

デスクトップ型

特定のパソコン上にRPAをインストールして利用するタイプです。

3タイプの特徴を簡単にまとめると、以下のようになります。

また、詳細については以下の記事も参考にしてみてください。

それぞれのメリット・デメリットについて

次に、それぞれのメリット・デメリットについて説明していきます。

クラウド型

メリット
  • テレワークにも対応できる
  • ウェブサイトからアクセスできる手軽さ
  • 安価なコストから始められる
  • 非エンジニアでも利用しやすいUI
  • 新機能が逐次追加されやすい
デメリット
  • クラウド上にデータをアップデートする以上、セキュリティの管理について十分に定義する必要がある

オンプレミス型

メリット
  • 圧倒的に高いセキュリティを誇る
  • 多数のロボットを同時に行うのに適している
  • 大量のロボットを一括作成・管理できる

デメリット
  • テレワークには対応しにくい
  • 導入コストだけで数百万円かかるなど、コストが非常に高い
  • オンプレミスであるため、導入した後に引きにくい

デスクトップ型

メリット
  • パソコン内での動作になるので、非常に手軽である
  • 少数機だけの利用であれば、コストは安価
デメリット
  • テレワークには対応しにくい
  • パソコン上で稼働するため、そのパソコンを占領してしまう
  • 複数のRPAを利用する際にリスク管理が難しくなってくる
  • 安全に行うために、IT部門などを新たに立ち上げる必要性が出てくることも

Robotic Crowdが優れている点

上記の特徴・メリット・デメリットを踏まえた上で、Robotic Crowd(クラウド型)がより優れている点を3つご紹介します。

1. 最速10秒で対応!非常に良質なカスタマーサービス

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最速10秒で返ってくるカスタマーサクセスのサービスは、Robotic Crowdの強みの1つです。

RPAは非エンジニアの社員が使うことが多々あります。したがって、RPAを操作する中で、エラーに直面して修正できず挫折しそうになることは頻繁に起こります。

そのような問題が起きても、Robotic Crowdならカスタマーサクセスに問い合わせるだけであっという間に解決できます。

平均5分・最速10秒で対応するカスタマーサクセスチームは、RPAを利用する上で欠かせない重要な要素で、Robotic Crowdの強みです。

2. 100以上の非常に豊富なカスタマイズ

Robotic Crowdには単純にExcelのシートからデータを引っ張ってくるだけでなく、G Suite, Slackをはじめとする100以上のサービスとの豊富な連携が強みです。

これは 豊富な連携カスタマイズ機能 = 自動化の幅が広がる ということです。

また、Robotic Crowdでは連携できるサービスを順次増やしており、これからさらに自動化できる範囲が広がります。

Robotic Crowdのトライアルなどを通して、その豊富さを確かめてみてください!

3. 既存のシステムとの連携が非常に円滑

これは導入前に意識しづらいポイントなのですが、既に存在している既存システムとの連携は非常に重要なポイントで、Robotic Crowdの強みでもあります。

Robotic Crowdではブラウザ上での連携に留まらず、「APIを利用した接続」、「VPNを経由して社内システムを操作」なども可能です。クラウド型RPAでもセキュリティを万全にできるのがRobotic Crowdの強みです。

Robotic Crowdを提供している株式会社チュートリアルは、社内システムとの連携に非常に豊富な実績を持ちます。社内システムとの連携・セキュリティなどに関して不安な点があれば一度ご相談ください。

RPAの導入のプロセスについて

最後に、RPAの導入プロセスについて、Robotic Crowd の例を挙げて説明します。

Robotic Crowdを導入するのに、実はたった4ステップで済みます。流れは以下の通りです。

また、以下の記事で導入に関するポイントをまとめているので、そちらも参考にしてみてください。

最後に

ここまでRPAに関する必須知識を紹介してきました。

ただ、実際にRPAを触らない限りはなかなかイメージがつきにくいと思います。

株式会社チュートリアルでは、弊サービスであるRobotic Crowdをトライアル形式で操作するサービスを行っております。お気軽にお問い合わせください。


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