反社チェックはどれくらいの頻度で行うべき?

反社チェックはどれくらいの頻度で行うべき?

反社チェック(コンプライアンスチェック)は年々重要性を増しています。新規契約時にはもちろん、定期的な確認も怠らないようにすることで、企業の取引リスクを下げていくことにつながります。この記事では、新規契約時に行う反社チェック以外での、チェックの実施タイミングや頻度についてご紹介します。また、定期チェックにかかる手間を下げるコツも記載しています。

反社チェックとは

反社チェックとは、企業の取引先や従業員、株主といった関係社に反社会勢力がいないかを確認する一連のチェックを指します。政府の指針(2007年『企業が反社会的勢力による被害を防止するための指針』)や各都道府県条例に基づく措置によって、反社会的勢力への資金力への遮断が各企業に求められており、反社会勢力と取引関係があると罰則や行政指導を受ける恐れがあります。

反社チェックとは?チェック範囲から具体的な方法、効率化のコツまで

反社チェックの頻度は?

では、反社チェックの実施について、必ず行わなければならないタイミングや頻度はあるのでしょうか?

頻度に決まりがあるわけではない

実は、法的に反社チェックの範囲・頻度・タイミングが明示的に定められているわけではありません。その点では、「このタイミングで反社チェックを行っていなかったから即座に違法」という事ではないのです。

ただし、反社チェックを怠ったがゆえに、取引先が反社会勢力とつながっている時が付くのが遅れてしまい、結果として何らかの行政処分を受けたり社会的信用を失ってしまうリスクは存在します。どの程度までリスクを下げ、そのためにどの程度までの工数を掛けられるのかを考えて、反社チェックの頻度について自社で答えを出す必要があります。

新規契約・契約更新・定期チェック

前項を踏まえたうえで、新規契約時のほか、契約更新時や、契約時期にかかわらない定期チェックなどのタイミングが反社チェックを行う機会になります。

まず、初めて反社チェックをするなら、新規契約で契約書に反社条項を盛り込む必要があります。反社条項を盛り込む以前に契約した顧客には、契約更新時に盛り込むようにしましょう。

また反社条項とは別に自社での反社チェック調査も行います。一度反社チェックをした取引先も、契約更新ごとにチェックするのが安心です。契約更新の間が空く場合などは、リスクと工数も考えたうえで年一回などと頻度を決めて総点検をすることも考えられます。

定期的な反社チェックのやり方

ここからは反社チェックを行うタイミングや、それぞれのタイミングにおけるチェック内容を確認します。なお、新規契約時の反社チェックの実施方法は下記記事もご確認ください。

反社チェックは現代ビジネスの必須業務―効率化を実現する有効な手段とは

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契約更新

契約更新が近い顧客について、あらかじめ反社条項が入った契約ができているかを確認しましょう。契約が長い顧客の場合、反社条項を入れていない契約書や、条項が古い契約書で契約をしたままになっている可能性があります。そのような場合、新しいフォーマットで契約更新をするよう手配しましょう。

また、Google検索や専門データベースを用いた自社での調査なども、契約更新のタイミングごとに行うようにします。

定期的な総点検

新規契約時のみに反社チェックをしているだけで終わっている場合や、あるいは契約更新が来ない限り反社チェックはしないという場合、反社チェックの期間が長くあいてしまったり、企業ごとにタイミングがバラバラになった結果、反社チェックの抜け漏れが発生する恐れもあります。こうしたリスクを避けるためにも、リスクと工数も考えたうえで「弊社は年一回、総点検しよう」など決めて、Google検索・専門データベースなどを用いた自社調査で総点検をしましょう。

なお、定期点検においては「既存顧客だから一度はチェック済みだし、チェック基準を下げて手軽に済ませよう」という考え方はNGです。常に同じ基準でチェックを行うようにしましょう。

定期的な反社チェックは「抜け漏れ」と「負担増大」に注意

調査対象が漏れている、調査基準が甘いなどといった問題があると、のちのちに重大なリスクになります。しかし年々契約数が増えている企業だと、総点検を人手で行うと負担が激増してしまい、思うようなチェックができないこともあり得ます。

反社チェックが社内の人手だけで回らない、と感じ始めたら、ツールの導入を検討しましょう。RPAなど自動化ツールを組み合わせ、チェック基準は妥協せずに抜けもれなく実施することを目指してください。

株式会社ニューズピックス

Salesforce×RPAで反社チェック・与信業務を自動化

定期的な反社チェックはリスクの見極めと体制づくりから

反社チェックについてはリスクとと工数を考えて各社ごとに答えを出す必要があります。この時、「リスクはあるけど、人手が足りないからチェックをあきらめる」という考え方が一番危険です。RPAを含め、効率的に反社チェックを回せる体制づくりが肝になることでしょう。


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