同じ顧客情報を複数システムに何度も入力…その手間をRPAが自動化して一気に時短!

営業が新規にお客様の契約を獲得した際、営業や事務が対応すべき作業は少なくありません。できれば営業担当には営業・販売・顧客対応業務に集中してもらいたいものですが、契約周りの事務作業も重要な作業ではあるので、簡単に業務削減とはいきません。

今回のケースでは、新規契約のたびに「契約管理専用のシステム」「顧客情報共有システム」「サービス提供システム」など様々なシステムへの登録業務を自動化されました。

課題
  • 営業の新規契約獲得後の事務作業
  • 特に、同じ顧客の情報を複数のシステムに登録するのが手間
  • 営業担当を事務作業から解放したいし、システム登録時のミスも懸念
効果
  • クラウド型RPAで単純作業をすべて自動化
  • 転記ミスもゼロ。登録が一瞬で完了してサービス提供開始もスピードアップ
  • 営業担当は事務作業のための残業も減り、新規開拓に集中

新規顧客の申し込みを複数のシステムに入力

ある企業では、新しい顧客を獲得する度に発生する営業担当者の事務作業の量に悩まれていました。営業にとってとてもストレスだったのが、顧客情報のシステム登録です。管理システム、サービス管理画面のアカウント発行、特定の部署に情報を共有するためのシステム…と、営業DXを進めるほど営業担当が1度の契約で使うシステムが増えてしまっていたのです。

システムごとに必要な情報が少しずつ異なり、似たような情報を繰り返し入れることへの営業のストレスも少なくありません。かといって、雑に対応してしまうと重大なミスにもつながりかねません。こうした事情から、システムへの登録作業を業務時間外の仕事が落ち着いたタイミングでまとめて対応する営業が多く、結果として営業部の残業原因にもなっていました。

1度だけの情報入力でRPAが後処理を自動化

そこでRPAによってこの業務を自動化することにしました。まず、契約やアカウント発行などに必要な各種情報を一度に記入できる専用フォームを用意し、そのフォームに営業が情報を入力します。その情報をもとに、RPAが各システムに必要な情報だけを抜き取り、それぞれ登録することにしたのです。これにより、営業が複数のシステムにログインしなくても、たった一回の情報入力ですべての登録作業を終わらせることができるようになりました。

営業の事務作業を大幅に削減し、生産性の低い業務から解放

このような取り組みの結果、営業の事務作業の負荷は大きく削減されました。また登録が完了したあとのサービス提供開始通知まで自動化した結果、申し込みからサービス利用開始までのスピードアップも実現し、お客様の満足度も高まったそうです。

このような一連の取り組みで、営業担当者が新規受注後にするべき業務量が70%も削減されました。営業が事務作業のために残業することもなく、また時間的な余裕もできたことでさらに顧客開拓に専念できるようになったとのことです。

終わりに

お客様と向き合う業務こそが、営業がやるべき本来の業務です。それ以外の業務はRPAに任せてしまうことで、単なる業務量の削減だけでなく、営業の生産性の向上や、さらにそのさきの顧客満足度の向上にもつながります。是非貴社でも試してみてはいかがでしょう。


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