非エンジニアが自ら運用できるので、部署を超えてRPAが広がった

サービスの成長に伴い、RPAによる自動化を検討

ー 現在の担当されている仕事内容と人数について教えてください。

震明様:導入当時、業務はまだ人の力でできる範囲でしたが、サービスの成長に伴い作業量が徐々に増加しており、今後のスケールアップも見据え自動化を検討しました。今のまま続けていくと業務が増え、それに伴い人も増やしていかなければならなくなりますが、教育コストなども比例して膨らんでいくのは避けたいと感じていました。更に人が行うことで人的ミスも増え、それをリカバリーする業務も増えるためRPAならそれを防げるという期待がありましたね。

当初、他のRPAの導入も検討していましたが、イニシャルコストの低さや、アカウント増加や管理のやりやすさ等、柔軟性の面から、業務状況に変化が多く、小さく試す事が多い当社にはRobotic Crowdは合っていたと思います。
 
また、他のRPAだとWindowsにしか対応していないことが多いのですが、当社は100%Macですので、Robotic CrowdだとMacでもWindowsでも問題なく導入できたので、OSに左右されないところも非常に大きかったですね。

約2か月で導入し、今では非エンジニアも開発できるほどに普及

ー 実際に導入するまでにどのくらいかかりましたか?

震明様:私は3月末(2018年)に入社して、5月から始まった初めてのプロジェクトがこの仕事でした。Robotic Crowdと出会った段階では私が1人で進めるプロジェクトで、1日社内にカンヅメで、Robotic Crowdを触り倒すことをやりました。Robotic Crowdが採用していたロジックの理解から学んで、チュートリアルさんと一緒にサービスの改善などもお願いしながら、サポートを受けて一緒に進めていきました。
 
5月中旬にトライアル版を利用した検証がスタートして、7月には私の部署で実運用がスタートし、その後徐々に他の部署に広がっていきました。

ー 他部署へはどのようにして広まったのですか?

震明様:当社では、毎週金曜日の夜に全社に成果を発表する場があるのですが、そこでRobotic Crowdをどのように導入したかを発表したところ、他の部署から「自分の部署でも作ってみたい。」という声が複数挙がりました。今は導入したいという人に対して、私が1時間ほどチュートリアルを実施した後、その人と一緒にペアプログラミング形式で作ります。ある程度作成に慣れてきたらそこからは本人に任せて、質問があれば私が対応するようにしています。
 
自分の部署での成功例があったので、社内での導入が自然に広まっています。Wantedlyが「非労働集約的なビジネスモデル」を確立したいという想いがある組織だったことも背景にあります。

現在は、他部署の6人がロボットを独自に作り始めていて、今では人事系作業、カスタマーサービス、自社サービスに、顧客がアップした記事の1次チェック、営業で調査に必要な数値出しなどにも、他部署のスタッフが自分でRobotic Crowdを利用しています。
 
もちろん私の方で分からない部分を教えることもありますが、基本的には通常のメンバーが開発メンバーの力を借りずにやれる範囲が広がったと思います。全員がエンジニアではないメンバーですが、6人のうち半数は既に1人で作れるレベルになりました。

導入前は、コスト削減や人的ミスが課題だった

ー Robotic Crowdを導入する前はどの様な状況でしたか?

震明様:導入する前は、チームの派遣社員3人のうち2人は常時契約業務に貼りつきでやっている状態でした。特に、新規申込が増える月末に向けて残業が発生してしまう傾向にありました。
 
その工数もですが、メール作成時の入力ミスなど、人的ミスも大きな課題でした。事前に確認しきれる数ではなく、ミス発生後のリカバリー作業も負担となっていました。
 
サービスを拡大しながら、コスト削減をすることもチームの課題でした。
 

業務時間は1/3以下に激減し、空いた時間で改善活動やサービス検証に専念できるように

ー 導入して業務はどのくらい削減できましたか?

震明様:今まで3名体制でやっていた業務が、ほぼ1人で1〜2時間やれば終わっています。もちろん自動化できない部分は人間がチェックしたりはしますが、業務時間は激減したと言えます。
 
加えて、作業の実施状況がわかりやすくなりました。人的ミスや作業漏れはどこで発生するかわからないので、契約状況など1社1社確認する必要があったのですが、RPAであれば、一度出来ていることは原則同じように繰り返される為、確認が楽になりました。
 
ミスの具体的な発生件数は取得していませんでしたが、体感的には週に1~2件あったものがRPAに置き換わったことでなくなったと思います。

ー 業務を削減できたことで、どの様な効果がありましたか?

1つは、空いた時間を使って、マニュアルを作成したり、オペレーション改善の為の調査作業をやってもらったり、本来やりたかったことをできるようになりました。
 
もう1つは、エンジニアではないビジネスメンバーが、エンジニアの力を借りなくてもできる事が増えました。例えば、最近では新しいサービスを検証するときに、すぐにシステムを作らなくてもRPAでデモ製品を作成することでテストできるねという話になっています。

RPAの導入により、人は付加価値の高い業務へシフトする

ー 将来、RPAはどんな影響を企業経営に与えると思いますか?

震明様:業務時間の削減も効果は大きいですが、各メンバーが人間にしか出来ない業務に時間を使えるようになることで、新しい価値を生み出せる人が増えていき、結果として企業経営に良い影響をもたらすのではないかと感じています。

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