事務作業を効率化するための業務改善ポイント

普段、何気なくこなしている事務作業。しかし、見直してみると効率化すべき点も多いもの。働き方改革や生産性向上のために、事務作業の削減や効率化に取り組もうとされている方も多いのではないでしょうか?

この記事では、日々の業務の中で発生する事務作業を効率化するポイントと、実際に効率化を実現した事例をご紹介します。

事務作業を効率化するための3つのチェックポイント

事務作業の効率化に取り組むためには、特に下記3点に注目するのが良いでしょう。

1. 業務内容に無駄はないか

まず考えるべきは、その業務自体が本当に必要なものかどうかです。業務が何となく引き継がれてきた場合、「以前は必要だったが、今は不要になった業務」などが残ってしまっている可能性があります。

また、その業務自体は必要なものだとしても、必要以上の実施頻度や業務範囲になってしまっている可能性もあります。「この確認作業は本当に毎回やらないといけないのか?」「この定例の資料作成は、本当にこんなに細かく作りこまなければいけないのか?」といった観点で、頻度や範囲に対して疑問を持ってみましょう。

さらに、必要以上の人が関わっていないかというのも重要なポイントです。ひとつひとつは小さな業務でも、関わる人が半分になれば全体工数(時間×人数)は半分になります。実は関わる必要がない人まで巻き込まれていないか、本当にその作業に必要な人は誰か、目的から逆算して考えることをお勧めします。

2. 業務手順がマニュアル化されているか

その事務作業は、ひとつひとつの手順が明確でしょうか? すべての手順に無駄がないように設計されているでしょうか? 手順が明確ではない場合、作業の進め方が属人化してしまっている場合があります。

結果として、作業担当者の判断でやることが増えてしまって作業に時間がかかってしまったり、人によってアウトプットの質が変わってしまうことで、他の業務の効率を下げてしまうことがあります。

「マニュアル化」というと、効率化とは直接関係ないように感じるかもしれませんが、実は事務作業の効率化には重要なポイントです。

3. 社内の人手に依存せずに実施できる部分はないか

必要性はあるものの重要ではない事務作業に、社内の人手がとられてしまっている場合、社内メンバー以外に任せることがお勧めです。その場合の手段は2つあります。

1つ目はアウトソーシングです。小さな作業をフリーランサーに委託する方法から、より大規模にチームを組んで代行する方法まで、様々なアウトソーシングの方法があります。外注費はかかりますが、社内の人がその分他の業務に集中できるため、生産性が高まることは間違いありません。

2つ目は自動化ツールの活用です。特にパソコン上で実施する事務作業の場合、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)というツールを導入することで、あらゆる作業をロボットで自動化することができます。人手に依存しないため24時間365日スピーディに作業ができますし、最近ではクラウド型の非常に安価なシステムもあるため、費用対効果も見込めることが特徴です。

ツールを用いた事務作業の効率化の例

実際にどのような事務作業をどのようにして効率化できるのか、今回はRPAツールを利用した事務作業の効率化を中心にご紹介します。

1. 顧客対応後の事務作業を自動化

コールセンターやカスタマーケアなど、お客様の様々な質問や要望に応える部門では、お客様対応以上にその後のデータ登録や関係者への連絡などの作業だけで大変な時間がとられがちです。大量に発生する連絡業務や事務作業をまとめてRPAで自動化した事例をご紹介します。

基幹業務をRPA化し、今ではRobotic Crowdなしでは業務は回らない

2. 打刻チェック業務を効率化

勤怠管理はどの企業も避けられない業務ですが、できればデータの管理やチェックにかける時間は短くしたいもの。この企業では、勤怠の申請と打刻データとのズレを感知し、従業員一人一人に通知する業務をすべて自動化することに成功しました。

打刻チェック業務を月70時間削減! 別業務へも範囲を広げた「業務自動化プラットフォーム」へ

3. 反社チェックや与信業務の自動化

BtoBの営業部門であれば、新規契約獲得時に反社チェックなどの事務作業が発生することでしょう。こういった欠かすことができないものの生産性の低い業務を、人手に頼らず完結した事例がありますので、ご覧ください。

【Salesforce連携】APIでの自動起動と、APIのない社外サイトからのデータ取得で「反社チェック」「与信調査」を自動化

おわりに

事務作業は生産性向上のボトルネックになりがちですが、定型業務が多い分、ツールを上手く活用すれば効率化しやすい分野でもあります。

自社において、実はツールを使えば自動化できてしまう事務業務がないか、どのようなツールの活用法がありうるか、とお悩みの方には弊社よりヒアリングや改善のご提案も可能ですので、ぜひご相談ください。


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