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Salesforce連携 クラウド型RPAで社内レポートの抽出・共有業務を自動定期実行

目次

  • 高頻度のルーティンワーク自動化へ挑戦
  • デスクトップ型RPAを導入、しかし自動化を完成させられなかった
  • Robotic Crowdで社内用レポート抽出・共有を自動化
  • ポイントは「Salesforce連携実績」と「サポート力」
  • RPAツールを使いこなせるかどうかはカスタマーサクセスが鍵を握る

課題

  • Salesforceから社内レポート用データ抽出〜共有の自動化
  • デスクトップ型RPAを使ったが自力で完遂できなかった

実現したこと

  • Salesforceからのデータ抽出、メール添付と通知、ドライブ格納のすべてを自動化成功
  • やりたかった自動化をすべて実現できた

高頻度のルーティンワーク自動化へ挑戦

ルーティンワークの見直しは、生産性向上には欠かせません。

たとえば社内メンバーが共有するためのレポートをシステムからエクスポートし、メール添付で関係者へ送付するといった毎日の業務があるとします。そこに考察が必要なく最新データの共有ができればOK、ということであれば、その業務は自動化する価値があるでしょう。

とある広告代理店様では、Salesforceで管理している営業対応状況を定期的に確認しながら業務を進めていました

ステータスが「未対応」になっている案件のリストをCSV形式でエクスポート、その後担当部門長へメール添付で共有したり、共有ドライブへ最新のリストを自動アップロードしてチームでフォローしながら受注に向けて活動しています。

データ抽出の頻度は種類によって1日●回、毎朝●時などまちまちですが、様々なレポートを対象に高頻度でのデータ抽出・共有が必要な状況でした。

デスクトップ型RPAを導入、しかし自動化を完成させられなかった

そこで同社はRPAツールでの業務自動化に取り組みました。

はじめはデスクトップ型RPAを導入し、必要な自動化プログラムを自社内でどんどん作ってゆくつもりで取り組まれたそうです。しかし、最初のチャレンジは期待通りの成果が出せませんでした。

デスクトップ型RPAを自社内で十分に使いこなすことができず、必要な自動化を自力で完成させることができなかったのです。

Robotic Crowdで社内用レポート抽出・共有を自動化

Robotic Crowdへ乗り換えることで、ようやくやりたいことをすべて実現できるようになりました。

「現場の非エンジニアがノンプログラミングで自動化プログラムを作れる」というのは各種RPAツールの魅力のひとつです。しかし複数のシステムとの連携や複雑なワークフローが対象となってくると、やはりある程度プログラミングの知識や素養があったほうが望ましいと言えます。

自動化したのは「社内用レポート抽出・共有」の定期実行です。

  • Salesforceへログイン
  • 対象データに対する指定条件でのレポートをCSV形式でエクスポート
  • メール添付 or ドライブ保存

こうした一連の業務を、Robotic Crowdを使うことで人手を使わず完全に自動化できました。この結果、組織全体で最新のデータをもとにしたタイムリーな営業活動を継続できるようになりました。

ポイントは「Salesforce連携実績」と「サポート力」

一度は頓挫した内製での業務自動化。対象となるレポートの種類によって実行頻度、送付先や格納場所に違いがありましたが、それぞれ複数のケースに応じたワークフローを丁寧に実現してゆきました。Robotic Crowdでの再挑戦がうまくいったポイントは「実績」「サポート力」でした。

  • Robotic CrowdはSalesforce連携の実績がすでにあり、ユースケースが豊富だった
  • 未知のケースに対しても弊社のCSとともに粘り強く開発することができた

弊社のお客様の中でもSalesforceを利用中のお客様は多く、すでにいくつかの連携実績があった点、まだ具体化したケースがなかった場合でもお客様のご要望をうかがいながら粘り強く最後までやりきるカスタマーサクセスチームのサポート力が合わさり、無事に必要なルーティンワークの自動化をやりきることができました。

RPAツールを使いこなせるかどうかはカスタマーサクセスが鍵を握る

RPAツール活用の一つの理想形は「自社内だけで自動化業務の開発と運用を完結させること」です。しかし「できる範囲」だけに留まってしまうと簡単な業務しか対象にできなくなってしまい、自動化の効果が実感しにくくなってしまう可能性があります。

業務自動化はそれ自体がゴールではなく、その先にある生産性向上・人の能力を付加価値創造に使う、というのが真の目的になります。

RPAツールを選ぶときには次のような点を考慮し、真の目的を達成できるようなバランスのよい選択をしたいものですね。

  • ツールの使いやすさ
  • 自動化可能な範囲・機能
  • CS・サポートの力
  • 当該業務の自動化実績

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