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Salesforce連携 APIでの自動起動と、APIのない社外サイトからのデータ取得をまとめて自動化

目次

  • 実現したこと
  • 課題
  • Robotic Crowdが自動化した業務
  • APIあり・なしまとめてシステム間連携できるのがポイント
  • Salesforce連携は、実現できると効果が大きい

実現したこと

  • 新システム導入に伴う、新規業務の実現
  • 営業担当者は最小限のデータを入力するだけ、あとの業務(表記ゆれ解消・付加データの検索と記録)はすべて自動実行
  • Robotic Crowdは「反社チェック」と「与信調査」を自動化

課題

今回の業務自動化は、お客様社内でSalesforceを新規導入されることになったのがきっかけでした。

Salesforce導入に際し重視されたのが「最小の労力で必要なデータをすべて正確に登録する」「これを人手に依存せず自動実行する」という点でした。

営業担当者はひとつの取引先に対して様々な情報を入力する必要があるのですが、やはり人力だけでは質・量・スピードすべての面でバラツキや抜け漏れがありました。また、大勢の営業担当者が日々入力してゆく膨大なデータを、誰かがあとで補ったり直してゆくわけにもゆきません。

たとえば「表記ゆれ」の問題。営業担当者がSalesforceへ取引先の情報を入力する際、大勢で作業をしているとどうしても表記ゆれが起こってしまいます。

対策として、こちらのお客様ではプロセスビルダーやApex(Salesforceで使うプログラミング言語)を駆使して表記ゆれの矯正や補助データの登録を全自動で行う仕組みが構築されました。しかし、どうしてもSalesforce内だけでは完結させられない業務が残ってしまいました。

それが「反社チェック」「与信調査」の2点です。

Robotic Crowdが自動化した業務

「反社チェック」「与信調査」それぞれ、別々の社外ウェブサイトへログインし、毎回異なる社名で検索し、結果を取得してSaleforceの指定フィールドへ書き込む…という作業が必要です。

これを全社規模で考えると1日に10〜20回程度繰り返す必要があるのですが、ここの業務がどうしてもSalesforce内だけでは完結させられず、人力が必要になってしまったのです。

Robotic Crowdは次のような業務を自動化しました。

  • Salesforceへ取引先が新規登録された時、Robotic Crowdが自動で起動する
  • 反社チェックのサイトへログイン、検索を実行し、結果を取得する(新規取引)
  • 与信調査のサイトへログイン、検索を実行し、結果を取得する(既存取引)
  • Salesforceの所定フィールドへ結果を書き込む

営業担当者は「反社チェック」「与信調査」のための特別な操作をすることなく、いつもどおりに取引先情報を登録するだけです。人手を介さずに、必要な業務はすべてRobotic Crowdが自動的にやってくれるようになりました。

APIあり・なしまとめてシステム間連携できるのがポイント

今回のケースでは、クラウド型RPA「Robotic Crowd」の強みを存分に発揮することができました。

  • Salesforce内の開発だけでは完結させられなかった業務を自動化した
  • Robotic CrowdのAPIを利用、人手を介さない自動起動を実現
  • APIがない外部サイトの利用も自動化対象にしている
  • Salesforceへの書き込み実行時のエラーが非常に少ない

Salesforceとの連携にAPIを利用して自動起動している点と、APIがないシステムも自動化対象にしているという点が大きなポイントです。

Robotic CrowdはAPIを開放しているため、外部システムから直接起動することが可能です。またAPIがないシステムが対象であってもブラウザ自動化ができることから、Robotic CrowdがあたかもAPIのように振る舞ってくれるのです。

Salesforce連携や自動化の実装はプロセスビルダーやApexの活用などが必要になります。ですので「ノンプログラミングでだれでも簡単」という世界ではありません。しかしRobotic Crowdなら、高度なカスタマイズができるので外部システムとの連携にも対応可能です。

Salesforce連携は、実現できると効果が大きい

Salesforceは、それ自体が高機能で柔軟性が高いため、使いこなすのが大変です。またSalesforceのデータ管理業務はまともに取り組もうとすると人手がかかって大変です。

しかし、今回のケースのようにRobotic Crowdを使えば自動化できる可能性も十分あります。

データ登録や表記ゆれの解消、反射チェックや与信情報の更新といったデータ管理業務を自動化できれば、そのデータをどう活用するかという本来取り組むべきところに時間を使えるようになり、大きな効果を発揮できるでしょう。

同様の課題をお持ちの方には参考にしていただけると思います。


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