【Salesforce連携】APIでの自動起動と、APIのない社外サイトからのデータ取得で「反社チェック」「与信調査」を自動化

この記事では、BtoB営業で発生しがちな反社チェック・与信調査業務で業務効率化を実現したRPA活用事例をご紹介します。なお、RPAの導入に興味がある方はこちらの記事もお読みください。

実現したこと
  • 新システム導入に伴う、新規業務の実現
  • 営業担当者は最小限のデータを入力するだけで、あとの業務(表記ゆれ解消、付加データの検索・記録)は全て自動実行
  • Robotic Crowdは「反社チェック」と「与信調査」を自動化

課題

今回の業務自動化は、お客様社内でSalesforceを新規導入されることになったのがきっかけでした。

Salesforce導入に際して重視されたのが、

  • 最小の労力で、必要なデータを全て正確に登録する
  • これを人手に依存せず、自動実行する

という点でした。

営業担当者は1つの取引先に対して様々な情報を入力する必要があるのですが、やはり人力だけでは質・量・スピード全ての面でバラツキや抜け漏れがありました。また、大勢の営業担当者が日々入力していく膨大なデータを、誰かがあとで補ったり直したりするわけにもいきません。

例えば、「表記ゆれ」の問題。営業担当者がSalesforceへ取引先の情報を入力する際、大勢で作業をしているとどうしても表記ゆれが起こってしまいます。

対策として、こちらのお客様ではプロセスビルダーやApex(Salesforceで使うプログラミング言語)を駆使して、表記ゆれの矯正や補助データの登録を全自動で行う仕組みを構築されました。しかし、どうしてもSalesforce内だけでは完結させられない業務が残ってしまいました。

それが「反社チェック」「与信調査」の2点です。

「反社チェック」「与信調査」のそれぞれでは、別々の社外ウェブサイトへログインし、毎回異なる社名で検索し、結果を取得してSaleforceの指定フィールドへ書き込む…という作業が必要です。

これを全社規模で考えると、1日に10〜20回程度繰り返す必要があるのですが、ここの業務がどうしてもSalesforce内だけでは完結させられず、人力が必要になってしまったのです。

Robotic Crowdが自動化した業務

今回、Robotic Crowdは次のような業務を自動化しました。

  1. Salesforceへ取引先が新規登録された時、Robotic Crowdが自動で起動する
  2. 反社チェックのサイトへログインし、検索を実行し、結果を取得する(新規取引)
  3. 与信調査のサイトへログインし、検索を実行し、結果を取得する(既存取引)
  4. Salesforceの所定フィールドへ結果を書き込む

営業担当者は「反社チェック」「与信調査」のための特別な操作をすることなく、いつも通りに取引先情報を登録するだけです。人手を介さずに、必要な業務は全てRobotic Crowdが自動的にやってくれるようになりました。

APIの有無に関わらず、システム間連携できるのがポイント

今回のケースでは、クラウド型RPA「Robotic Crowd」の強みを存分に発揮することができました。

  • Salesforce内の開発だけでは完結させられなかった業務を自動化した
  • Robotic CrowdのAPIを利用し、人手を介さない自動起動を実現
  • APIがない外部サイトの利用も、自動化対象にしている
  • Salesforceへの書き込み実行時のエラーが非常に少ない

Salesforceとのデータ連携にAPIを利用して自動起動している点と、APIがないシステムも自動化対象にしているという点が大きなポイントです。

Robotic CrowdはAPIを開放しているため、外部システムから直接起動することが可能です。また、APIがないシステムが対象であっても、ブラウザ自動化ができることから、Robotic CrowdがあたかもAPIのように振る舞ってくれるのです。

Salesforce連携や自動化の実装には、プロセスビルダーやApexの活用などが必要になります。ですので、「ノンプログラミングで誰でも簡単」という世界ではありません。しかし、Robotic Crowdなら高度なカスタマイズができるので、外部システムとの連携にも対応可能です。

Salesforce連携は、実現できると効果が大きい

Salesforceは、それ自体が高機能で柔軟性が高いため、使いこなすのが大変という側面があります。また、Salesforceのデータ管理業務は、まともに取り組もうとすると人手がかかって大変です。

しかし、今回のケースのように、Robotic Crowdを使えば自動化できる可能性も十分あります。

データ登録や表記ゆれの解消、反射チェックや与信情報の更新といったデータ管理業務を自動化できれば、そのデータをどう活用するかという本来取り組むべきところに時間を使えるようになり、大きな効果を発揮できるでしょう。

同様の課題をお持ちの方は、参考にしていただけると幸いです。


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