RPAツール導入検討時に気をつけたい3つのポイント

RPAツール導入時に気をつけるべきポイントとは

RPAツールとは「PCで行っている反復業務を自動化するツール」のことです。

ソフトウェア同士を連携させる専用窓口である「API」ではなく、画面やマウスを前提とした「GUI」を使うので、「非エンジニアでも簡単にロボットを作れて、自動化した業務分の時間的余裕を得られる!」という期待が膨らみます。

しかし実際は、期待通りに「エンドユーザー自身で作れて簡単便利!」というわけにもいかないようです。

それでは具体的に、RPAツール導入時に気をつけるべきポイントを見ていきましょう。

1. 本当に「プログラミング不要」?

RPAツールを語るときよく言われる「プログラミング不要」という表現。ここには注意が必要です。より正確に表現すると「職業エンジニアとしての専門知識や経験までは不要」ということになるでしょうか。

確かに、非エンジニアであってもドラッグ&ドロップで基本的なワークフローを作り上げることができます。しかし、RPAツールでの自動化を実現し、これをきちんと安定稼働させ続けるためには変数への値の格納、分岐や繰り返し、テストとデバッグなど、プログラミング一般に対する基本的な知識はむしろ必須と言えるでしょう。

「プログラミング不要」という表現は、「コードを書かなくてもある程度のものを作れる機能がある」という理解にとどめて過度な期待は禁物、というくらいがよいでしょう。

2. 本当にその業務にはRPAツールが必要?

RPAツールの導入を検討する際には、どの業務をどのくらい自動化するかを定量・定性の両面から検討することが重要です。

生産性向上が必要な業務があり、その業務を分解する中でロボットにやらせたほうが、

  • 人がやるよりも長時間繰り返せる
  • 人がやるよりもアウトプットの量を増やせる
  • 人がやるよりもアウトプットの間違いが減らせる

などの効果が見込める場合に適切なRPAツールを探す、という流れで進めるのが理想です。RPAツール導入が決まったあとでどの業務を自動化しようかと探すのでは順序が違います。

RPAツールによる自動化と比較的相性のよい業務やシーンの一例は次のとおりです。

  • 広告やマーケティングでの、データ収集や転記(調査・レポーティング)
  • 人材業での、各媒体からの応募者情報取得・社内通知、ATS登録業務、応募者へのメール送信
  • ECでの、各モールへの商品登録・画像アップロード
  • 人事での、全従業員の残業時間チェックと自動アラート
  • 営業部門での、交通費の検索・精算
  • 営業や契約管理部門での、反社チェック・与信調査業務

これらの例にあるような、PCを使って行う単純な繰り返し業務はRPAツールの得意とするところです。

システム同士の連携に関しては、最近のSaaSであればAPIを使うのが一般的です。しかし、現場の人員ではAPI連携を前提とした開発ができない、あるいは利用したいシステムがAPIを開放していないといった事情がある場合にはRPAツールが役立ちます。

ここで気をつけたいのは、RPAツール導入の前にまず業務を見直す必要がある、という点です。ついRPAツールによる業務自動化を前提として考えてしまいそうになりますが、前段階として「そもそもその業務は必要なのか?」といった棚卸しは面倒でも実施すべきでしょう。

棚卸しの結果、不要な業務はやめる手順を見直すなど業務の整理を行ったあと、残った業務の生産性向上の一手としてRPAツール導入を検討する…。こうした慎重なアプローチができれば、適切なツールを適切な業務に適用することができ、期待する成果をあげることができるでしょう。

3. RPAツール導入のゴールが「時短」「人員削減」になっていないか?

最新のITテクノロジーが語られる際、ネガティブな文脈で「ロボットに仕事を奪われる」といった話をよく耳にします。RPAツールというよりはどちらかというとAIを語る際によく聞かれる話ですが、RPA界隈においても「既存業務を○○万時間削減、余剰人員を再配置」といったニュースもありました。

ここで気をつけたいのは、業務自動化の先に何を求めるのかという点です。

RPA活用による「時短」「業務効率化」の先のゴールが「人員削減」であれば、経営層は現場の反発・抵抗を受けてしまうかもしれません。

しかし、視点を変えて、ビジネスそのものの「成長戦略」「付加価値創出」や従業員一人ひとりの「自分らしい生き方の実現」を目的としてロボットを活用し、ロボットとともに働く考えでそれを実現できたとしたら、経営層にとっても現場にとっても明るい未来が待っているのではないでしょうか。

ここでいう「成長戦略」「付加価値創出」とは、価値を生むのが分かっているが人手ではこれまで実現が難しかった業務や、人が判断するための情報を広範囲から大量に収集するような業務、仮説を様々なパターンで検証するためにひたすら入力を続けるようなテスト業務などです。

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RPAツールは上手く使うと既存システムや働く人々と共存できるパワフルなツールです。本記事で示した3つのポイントに気をつけながら、単なる「ツール選び」ではなく「生産性向上」「付加価値向上」といった視点で最適なRPAツールを選んでいただければと思います。


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