初めてのRPA導入に必要な準備・手順をわかりやすく解説!

ここ数年でRPAの導入が日本国内の各企業に広がりました。特にクラウド型のRPAは安価で導入もしやすく、初めて導入するにはうってつけです。

この記事では、「RPAをそろそろ導入したい」という企業の皆様に、RPAの概要と導入手順をご紹介します。

RPAの概要と導入が広がった背景

RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、業務プロセスを自動化するロボットのことを意味します。単純作業・繰り返し作業などルール化された業務を、人の代わりに自動で行ってくれるシステムです。もともとは海外で先行して利用が広がっていたシステムですが、働き方改革のトレンドや生産性向上のニーズなどを背景に日本でも注目が高まっています。RPAの概要や種類については下記記事もご参考下さい。

RPAの基本~できること、種類、活用方法などをわかりやすく解説~

RPAの導入メリットとは

RPAの導入メリットとして、「人の代わりにロボットが業務をしてくれるので、人の業務時間を減らすことができ、生産性も上がる」という点がよく挙げられます。しかしメリットはこれだけではありません。

ロボットが24時間365日自動で対応するからこその業務のスピードアップや、繰り返し業務のミスの低減、さらには単純作業から解放される従業員のストレス低減など、様々な利点があるのです。

もちろん、導入はメリットばかりではなく、導入にあたって知っておくべき注意点も存在しますので、下記記事などで事前に理解しておきましょう。

RPAのメリットとデメリットとは?

RPAの導入手順を解説

実際にRPA の導入を検討している企業はどのような手順を踏めばよいのでしょうか?一例をご紹介します。

1. RPAで自動化したい業務を洗い出す

RPAの導入は目的ではなく手段です。何を目指して導入するのか、導入後どのような形で活用したいのか、できる限り具体的に洗い出しましょう。

RPAは単純業務しかできないと思い込んでしまうと、「これは自動化できなさそう」「RPAに任せられる業務はほとんどないかも知れない」と視野が狭くなりがちです。RPAを導入したときに効率化できる業務は少なくないので、業務効率をあげたいものを幅広く洗い出すことを意識してください。どんな業務をRPAに任せられるのか、洗い出すヒントとなる記事もありますので、ご活用下さい。

RPA化に向いている業務とは? 自動化できる業務の例をご紹介!

2. 業務フローを整理しRPAの活用方法を検討する

RPAの導入をスムーズに行うには、属人化しているもの、マニュアルがないものの業務フローを可視化する必要があります。この時、単に「人からロボットへの業務の置き換え」だけでなく、ペーパーレス化や業務フローそのものの効率化まで検討できると、RPAの活用範囲が広がります。こうした業務フローの見直しを通じ、「人手はなくロボットのほうが生産性が良い部分」を検討してみましょう。

なお、初めての導入ではRPAの活用を前提に業務フローを見直すことが難しいかもしれません。その場合は、1.が終わった時点でRPAの各種ツールの営業に連絡を取り、事例や活用例を聞いたり効率化の方法まで提案してもらうのも良いでしょう。

3. RPAの比較検討

RPA導入後にどんな業務をロボット化したいか、具体的なイメージがついてきたらRPAの選定になります。

ひとくちにRPAといっても、ツールによってできることできないこと、操作性、サポート範囲などは様々です。また初めての利用であれば、導入後の活用サポートまで充実しているサービスが望ましいです。こちらの記事でRPAの比較ポイントを紹介していますので、比較検討時にはぜひお読みください。

【比較検討シート付き】RPA比較・導入のポイントや事例などをご紹介

4. RPAのテスト運用・社内体制の整備

RPAは導入していきなり運用開始ではなく、設定や社内運用の試行錯誤が必要です。はじめから大がかりなプロジェクトを自動化するのは難しいし準備も大変ですので、まずはスモールスタートして、自社の運用に合うかどうかを試してみましょう。

運用改善には業務にかかわる社員も巻き込み、改善と同時に社内でも使い方を浸透させていく必要があります。また運用を試した結果、自社には合わないとわかればRPAの変更も必要かもしれません。いずれにせよ、まず小さいプロジェクトで安価に始めてみるのがベストです。

5. RPAを本運用する

運用に問題なければ、実際の業務で本格的に運用していきます。少しずつ利用範囲を広げていくことで、設定・運用にたいして社員の理解が深まり、複雑な業務でも自動化できるようになっていきます。また活用事例を社内に発信することで、他部署での利用などにもつなげていくことができます。

終わりに

RPAの利用経験があるなら、現在の課題感に合わせてツールを選べば新しいRPAも問題なく活用できることでしょう。

はじめて導入する場合は、導入前にデモができること・小規模に始められること・サポートが充実していることは外せません。

弊社では特に初めて導入されるお客様のため、導入前のデモや導入後のサポートを充実させています。詳しくは下記記事をご参考下さい。

Robotic Crowdは初心者でも簡単に設定できますか?

このほか弊社ではRPAの導入を成功させるために様々な情報提供が可能ですので、ぜひお気軽にお問い合わせ下さい。


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