打刻チェック業務を月70時間削減! 別業務へも範囲を広げた「業務自動化プラットフォーム」へ

この記事では、バックオフィスで発生しがちな打刻チェック業務で業務効率化を実現したRPA活用事例をご紹介します。
なお、RPAの導入に興味がある方はこちらの記事もお読みください。

課題
  • 深夜休日等に勤怠の打刻漏れが多い
  • 人事部門の勤怠状況確認が毎日膨大になる

実現したこと
  • 勤怠チェック〜通知をすベて自動化し、70時間/月を削減
  • 人事以外の業務へも展開を予定

勤怠チェック、打刻確認と修正に70時間/月が必要だった

平日日中だけではなく深夜休日の保守が必要な仕事では、従業員の勤怠状況が多種多様になってきます。こうした企業では、人事部門における従業員ひとりひとりに対する勤怠状況確認業務の負荷が増します。

某企業では、従業員の勤怠打刻に抜け漏れがあった際、該当者ひとりひとりへヒアリングを実施し、状況を確認していました。平日日中は特に問題ありませんでしたが、大変だったのは深夜や休日の勤怠データの確認でした。

深夜・休日の勤務には事前申請と勤務当日の出勤・退勤打刻が揃っていなければならないのですが、

  • 深夜休日勤務の事前申請していないのに、打刻データがある
  • 深夜休日勤務申請をしたのに、打刻データがない

のような状況が多発していました。

数百名規模の従業員に対して、人事担当者は毎日申請と打刻データのチェック、対象ケースを発見したら当該従業員へひとりひとりへ個別にメッセージを送り実態を確認、適切な手続きを促したりデータを修正したりする必要がありました。

問題はこれに該当するケースが大変多く、業務量が多すぎるという点でした。改めて確認したところ、この業務だけに70時間/月程度、1日あたり換算で3時間程度かけている計算になる事が判明しました。

Robotic Crowdで勤怠打刻漏れチェック・通知業務を全て自動化

Robotic Crowdを使うことで毎日のチェック・該当者への通知業務を全自動化することに成功、当該業務にかかる時間をまるごと削減することができました。

この業務の効率化を検討する際、こちらの企業ではRPAツールによる自動化業務を外部委託する事を比較検討されたそうです。比較した結果は次の通りでした。

  • RPAツールでの自動化なら、社内にノウハウが蓄積される
  • RPAツールなら24時間稼働が可能なので、業務を溜めることがない
  • 喫緊の課題である勤怠確認業務以外の業務にも広げられる拡張性がある

このようにロボットならではのメリットや将来的な拡張性などが評価され、Robotic Crowdによる自動化を選択されました。

実はこの業務、人手で実施している時は月に1回しか実行できず、本来必要な時間分の稼働が出来ていませんでした。

また、申請漏れ・打刻漏れ等でヒアリング対象となった従業員も、最大1ヶ月近く前の勤怠状況を後日聞かれることになるので、はっきり覚えていない…ということも起こっていたそうです。しかし、Robotic Crowdで自動化することにより、毎日こまめに確認できるようになったため、人事担当・従業員双方の負担が減少し、勤怠データがより正確なものになりました

人事部門での成功をきっかけに、全社単位の「業務自動化プラットフォーム」へ

今後は人事関連業務だけではなく、様々な業務ニーズが上がっているとのことで、次に挙げるような業務に対して次々と自動化する予定になっています。

  • 反社チェック業務
  • 安否確認システム連携
  • 新入社員入社時の各システム登録業務
  • 売上集計業務

Robotic Crowd は特定のシステムや業務しか自動化できないツールではありません。拡張性が高いので様々なシステムや業務に対応できるのが特徴です。ブラウザ操作の自動化はもちろん、複数のシステム間を連携なども含めた「業務自動化プラットフォーム」としてご活用いただければ幸いです。


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