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広告・反社チェック・営業・EC・人材スカウト…RPAツールを使ってどんな成果を目指すべきか?(クラウド型RPA導入事例集ダウンロード付き)

目次

  • RPAツールの特長、RPAツールに向いている業務とは?
  • なんのためにRPAツールを活用するか、目的を明確に
    • 既存業務の改善のためにRPAツールを導入する
    • 新しい価値を創出するためにRPAツールを導入する
  • RPAツール活用のポイント
  • 人とRPAツールが、協力して働く

広告・反社チェック・営業・EC・人材スカウト…RPAの特長、RPAツールに向いている業務とは?

RPAツールは「PCで行っている反復業務を自動化するツール」のことですので、文字通りPCを使って行う単純な繰り返し業務がRPAツールの得意分野です。RPAツール導入による業務自動化と比較的相性のよい業務やシーンの一例は次のとおりです。

  • 広告やマーケティングにおける「データ収集や転記」
  • 人材業における、各媒体からの「応募者情報取得・社内通知」「ATS登録業務」「応募者へのメール送信」
  • ECビジネスでの、各モールへの「商品登録・画像アップロード」
  • 人事での、全従業員の「残業時間チェックと自動アラート」
  • 営業部門での「交通費の検索・精算」
  • 反社チェック・コンプライアンスチェックでの「公知情報の検索・転記」

なんのためにRPAツールを活用するか、目的を明確に

RPAツールが注目され利用が進んでいる社会的背景は次のようなものです。

  • 少子高齢化による「人手不足への対応」
  • テレワーク・リモートワーク、働き方改革など「新しい価値観・多様化する働き方への対応」
  • インターネットやAIの発展など「新しい技術への対応」

RPAツール導入の目的はなにか?何のためにRPAツールを導入するのか?この目的が明確かどうかが、実際にRPAツールが効果を発揮できるかどうかの分かれ目になります。RPAツール導入に期待する効果は、一般的には次のように整理できるでしょう。

  • 既存業務の改善
    • これまでよりも少ない人数で対応可能にする
    • これまでよりも短い時間で業務を完了させる
    • これまでよりも対応できる業務量を増やす
  • 新しい価値の創出
    • これまで人間では不可能だった能力やアウトプットを前提にした、新しいビジネスやサービスを創出する

既存業務の改善のためにRPAツールを導入する

1日は24時間しかなく、睡眠や食事、通勤通学の時間や適度な休憩、家族や仲間と過ごす時間、1人で過ごす趣味の時間などを考えると、人が仕事に集中できる時間はそう多くありません。限られた時間で効率よく業務をこなし成果を上げるためには

  • 処理スピードを上げる
  • ミス・手戻りを減らす

といった工夫を積み重ねてゆく必要があります。

これまで人力でこなしていた繰り返しの単純作業をロボットに行わせるのはよい考えです。「集中力」「持続力」が求められるこのような業務はロボットが得意とするところです。人間もよい働きをしますが、たとえば1日10時間連続の業務を毎日一定のペースでミスなく繰り返せるかというと…ここはRPAツールに頼ったほうがよさそうです。

RPAツールに繰り返し業務を任せられれば、人間が同じ業務を行っていた時間の大部分をまるごと削減できるようになります。作り出した時間で、データをもとにした分析・考察や試行錯誤の回数・頻度を増やすことができるかもしれません。また、これまでには時間がなくて手を付けられなかった別の業務を手掛けることが可能になります。たとえば、これまでなかなか手を付けられなかったマニュアルの整備なども捗りそうです。

新しい価値を創出するためにRPAツールを導入する

RPAツールを使うと、これまで障壁となっていた「物理的限界」を大きく拡張できる可能性があります。

東海道新幹線が、東京〜大阪を日帰り圏内にしたように。
飛行機が、世界を一気に小さくしたように。

たとえばマーケティング業務において、各施策のレポート作成のためのデータ収集をRPAツールで効率化するのはよい考えです。RPAツールを使えば一度でミスなく終わるでしょうし、連続して動かすことでこれまでよりも多くのデータを収集できるようになるかもしれません。

ここまでは「既存業務の効率化」という発想ですが、もしこれまでよりももっとたくさんの異なるデータを集めることができれば、これまでとはまったく違う確度からの知見を得ることができるかもしれません

ネット広告や自社サイトのSEOチューニングを行うために、定点観測したいいくつかのキーワードでGoogle、Yahooそれぞれで検索したときの、自社と競合の検索結果をモニタリングします。1日3回朝・昼・夕方。そして収集した結果を分析し、データをもとにしたサイト改善を顧客へ提案するとします。なかなか大変そうですね。

もしモニタリング対象のキーワードが500個あり、比較したい競合サイトが20サイトとあったとしたら、どうでしょう。しかもこれを毎日繰り返すとなると…どうでしょう。本来は分析結果からの改善アクションのためのモニタリングなのに、データ収集だけで日々が過ぎてゆきそうです。うっかり同じキーワードで2回検索してしまったり、転記時にコピペをミスしてしまうかもしれません。

これを人手で行うのは現実的ではありませんが、RPAツールを使えば実現可能です。情報収集はRPAツールに任せ、人は分析や提案、試行錯誤に集中することができるようになることから、これまでにはできなかったクオリティの成果物を作り上げられる可能性があります。ちなみにRPAツールなら、夜間でも土日でもデータ収集することができます。

これはあくまで一例ですが、これまでの常識や物理的制約から逃れてゼロベースで自由に発想できれば、これまでは想像もつかなかったようなまったく新しい価値を作り出せる可能性があります。

RPAツール導入・活用のポイント

RPAツールで簡単に代替可能な業務は、ポジティブに捉えると「そもそも人間がやらなくてもよい業務」の可能性があります。長時間の集中力、持続力が必要な業務や論理で説明可能な業務は、RPAツールの方が得意です。

一方、AIや機械には困難で人がこの先も価値を発揮できる分野は

  • 発想力
  • 企画力
  • 対人調整力
  • マネジメント力
  • 人材育成力

という能力を使う分野だと言われています。
RPAツールは人の代わりに提案してくれるようなAIとは異なり、文書作成ソフトや表計算ソフト、あるいは文房具や携帯電話のような「道具」だと言えるでしょう。人がRPAツールをうまく使いこなしそれぞれの得意分野に注力することで、これまでとは違った世界が見えてくるでしょう。

人とRPAツールが、協力して働く

今回見てきたように、RPAツールを活用するにあたっては「業務効率化」「時短」といったいち側面だけを目的にしてしまうのはもったいないと言えます。

はじめは既存業務の改善・効率化からスタートするのがよいと思いますが、時間的・精神的余裕を生むことができればそこがスタート地点です。

次のステップとして、人でないとできない仕事に取り組み、新しい価値を生み出すことに挑戦できるようになります

働く人ひとりひとりがRPAツールとともに業務をこなしてゆけるようになれば、チーム・組織全体の生産性は飛躍的に向上するでしょう。

組織全体、部署、個人といった範囲に応じて、関わる人それぞれがなんのために・どんなツールを活用し・どんな成果を求めるのか。目的を十分に吟味し、共有しておくのが重要なポイントになります。


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