Salesforce×RPAで反社チェック・与信業務を自動化! 事業は成長しても人が増えない組織を作る

「経済を、もっとおもしろく。」をビジョンに掲げ、ソーシャル経済メディア「NewsPicks」の運営・開発を行う株式会社ニューズピックス様。業務効率化への取り組みやRobotic Crowdの活用状況についてお話を伺いました。「反社チェック」「与信」業務の自動化、業務が増えても人が増えない「’0’の衝撃」や、出会いから将来展望に至るまで、Robotic Crowdのリアルに迫ります。

課題
  • 事業の成長を見越した「あらゆる業務の効率化」の実現

効果
  • Robotic Crowdは「反社チェック」「与信業務」の自動化を実現
  • Robotic CrowdはG Suiteとの親和性が圧倒的に高かった
  • 業務量が増えても、ロボのメンテコストは上がらない
  • 事業は成長しているが人員は一切増やさない「’0’の衝撃」を実現

事業は成長しても人が増えない組織を作る

ー Robotic Crowdを導入された経緯はどんなものだったのでしょうか?

2018年ごろだったでしょうか、全社規模であらゆる業務の効率化に取り組んでいるタイミングで、ちょうど「RPA」の存在感が高まってきているところだったので、弊社もRPAを使った業務効率化の検討を開始しました。デスクトップ型、サーバー型を中心にいくつかのRPAツールを使って何度かトライしてみたのですが、最初の頃はなかなか上手くいきませんでした。RPAに対する期待値は高かったのですが、いざやってみたら思うように動いてくれない、ワークフローが組み立てられないなどトラブルの連続で…。期待の反動か、一気に幻滅してしまうような状況に陥りました。

そのような試行錯誤を繰り返しているタイミングで、信頼できるエンジニアの方から「このRPAツールはオススメだよ」と紹介してもらったのがRobotic Crowdでした

ー 初めから「RPAを使った業務効率化をやりたい」という目的が明確だったのですね。

RPAを使うことが目的というわけではありませんでしたが、業務の効率化は大きな課題でした。私は「効率化」と「高度化」を明確に使い分けて使うようにしています。

  • 「効率化」= 生産性、時間や工数を下げる
  • 「高度化」= 品質が上がる、成果が上がる

よくある「RPAで○○時間削減しました。」という世界、あれは個人的にはあまり好きではないんです。減らすこと、効率化が最終目的ではなく、その先にある業務の品質向上を目指したいと考えています。

その当時から現在に至るまでの最大のテーマが「事業成長に応じて人が増えない組織を作る」ということです。それは「減らす」ことではありません。質を高め、新事業の創出など、どんどんビジネスが広がるけれども担当する人は増えない、ということです。

それを実現するためには、転記や手作業のない世界を先に作っておく事を考えました。そうしておくことで、事業のスケールに対して業務量が増えたとしても、増えた業務にかかる時間は一切増えないという「’0’の衝撃」というコンセプトが実現されるのです。業務量の増加、ビジネスの広がりに応じて手間や人が増えない仕組みを作りたい。それを実現するためには、絶対にRPAが必要でした。

こうお話しすると「RPAがあれば実現できる」というように聞こえるかもしれませんが、そうではありません。RPAツール云々の前にまず業務自体が最適化され、その業務を正確に、効率的に実行するための適切なツールとしてRPAを使う。こうした考え方が重要です。

弊社では「出来ているものを減らす」ではなく、「スケールアップできる基盤を先に作る」というアプローチでRPAを活用しています。現状を起点に、これが2倍になっても3倍になっても、理屈の上では100万倍になっても時間は増えない。これが実現したい世界です

Robotic CrowdはG Suiteとの親和性が圧倒的に高い

ー 他社製RPAも試されたそうですが、最終的にRobotic Crowdをご選定いただいたのはなぜでしょうか?

弊社ではSalesforceをはじめ、基幹システムをクラウド(SaaS)上で構築していくという方針が明確にありました。実は、デスクトップ型のRPAも試してみたのですが、残念ながら弊社のビジネスには合わないことがわかりました。しかし、Robotic Crowdはクラウド型だった点、特にG Suiteとの親和性が圧倒的に高かったことを今でも覚えています。

具体的には、スプレッドシートを活用できることが圧倒的で、衝撃を受けました。それまで自分の中に持っていたRPAに対する知識と、実際にRobotic Crowdを使っている方の使い方が全く異なっていたんです。そのギャップの大きさには本当に驚きましたし、これができるなら「自分たちのやりたいことが全部できる!」という確信を持てました。

それまでRPAに対しては、「システムに対して人の代わりに入出力するもの」「一方通行のやり取りしかできない」という先入観を持っていました。

しかし、Robotic Crowdはシステムに入って処理し、データを取り出し、計算し、その結果をまた書き戻すといったやり取りができるんです。単なる入出力だけではなく、分岐や計算などの中間処理までできるということを知ったときには、「あ、そういう風に使うんだ!」という衝撃を受けました。 それがクラウド上、G Suiteのスプレッドシートで出来るという点が大きくて、もう可能性しか感じませんでした。

反社チェックと与信業務にRobotic Crowdを活用、業務時間「’0’の衝撃」を実現

ー Robotic Crowdをどのような業務にご活用いただいていますか?

取引先の管理業務、具体的には「反社チェック」と「与信」業務に利用しています。 弊社は全社の基幹システムとしてSalesforceを利用しています。Salesforceを中心に、Robotic Crowdや他のクラウドツールを連携させながら一連の業務を自動化しています。Robotic Crowdは、Salesforceへ新規取引先が登録されたタイミングで自動的に起動し、スプレッドシートや外部SaaSと連携するように設計されています。

元々は取引先情報の管理のために手動でスプレッドシートを運用していたのですが、スプレッドシートを使うとどうしても手作業による転記の嵐が起こります。しかし、弊社では事業の成長を見越した「あらゆる業務の効率化」を目指していますから、この点を何とかする必要がありました。

反社チェックと与信業務の業務プロセスを自動化することで、いくら業務量が増えてもその業務へ対応する時間は増えない状態を作り出しました。増える時間がゼロなので「’0’の衝撃」と呼んでいます。

絶対に忘れてはいけない反社チェック・与信業務

弊社のビジネスでは「ルールを優先して業務を止めるようなことはしない」という考え方があります。例えば、反社チェック業務でいうと、チェックが完了するまでは次のプロセスに進めない、といったようなガチガチなルールにはしないようにしています。見切り発車ではありませんが、スピード感を持って業務を進めることを重視しています。そのためには必要なタスクを最終的にすべて完了させられるのであれば、進め方について多少の前後は許容するといった、ある意味「性善説」に基づく考え方です。

しかしこの考え方には、人によっては必要なタスクを忘れてしまい、それが後になって判明する、というリスクが伴います。反社チェックや与信調査は、絶対に忘れてはいけない「どうしても必要な業務」ですから、このリスクは許容できません。また、「必要なタスクの抜け漏れがないか?」と毎回人が確認するためのコミュニケーションコストも見逃せません。

自動化することで、重要なプロセスを飛ばすことがなくなった

反社チェックや与信業務を自動化することで、もし人が忘れてしまったとしても必要なプロセスを飛ばしてしまうことがなくなりました。業務上・取引上のリスクを回避できることはもちろん、業務プロセス中に発生していた「手続き確認のためのコミュニケーションコスト」が減りました。「Salesforceに取引先がある」=「反社チェックが完了している」ということになるからです。

これは「削減時間」では一概に表現できませんが、それでも効果は大きいと感じています。「安心感」というのでしょうか。自動化することで、良い意味で「気にしなくていい」状態を作ることができました。

待ち時間2分、担当者はSlack通知を確認するだけ

担当者は取引先を登録したら、あとは他の業務をしながら結果の通知を待つだけです。Slack連携しているので、Slackのメンションを確認すればそれで完了です。最初の登録以外、途中には何もしなくてOK。チェック1件に対して1分、Salesforceに書き戻すまでのトータルで2分くらいでしょうか。Slack通知がなかなか返って来なかったり、通知中に該当情報があったら、その時点で問題に気づくこともできます。

また、反社チェックは新規取引時だけではなく、棚卸し(定期的な再確認)も必要です。月間数百件、年間にすると数千件の棚卸し作業が必要なところをこれまでは外注に出していたのですが、ここも自動化することで外注コストの節約につなげることができます。面倒だけれどもどうしても必要な業務は、自動化する価値があると思います。

Salesforce×Robotic Crowdの親和性

ー Salesforceと連携させるのは難しいのではないでしょうか?

そうですね、確かに簡単ではありません。気をつけなければならないのは、業務効率化を実践する時に最も重要なのは、RPAツールの機能云々ではないということです。まず80%を業務改善で実現し、残り20%をツールで自動化する、という手順が重要です。まずやりたいことが明確で、業務プロセスが整理されていることが大前提。全体のプロセスが描けていて、どこに自動化ツールを適用したいかを見極めるのです。

今回のSalesforce × Robotic Crowdに関して言うと、まず業務最適化後にツールでやりたいことが全て実現できたという点があり、しかもそれがクラウド型だからSaaSとの親和性が高かった、というところが良かったのだと思います。

自動化の費用対効果(ROI)に対する考え

ー かなり高度な自動化を実現していらっしゃいます。自動化の費用対効果(ROI)についてはどのようにお考えでしょうか?

よく言われる「削減時間×人件費」をベースとした考え方も1つだと思います。ただ弊社の場合は、削減時間や費用で考えるのではなく、突き詰めると次のコンセプトの実現にこだわっています。

  • 誰かがやらなければならない業務」がある
  • その業務をやる人が、この先会社がいくらスケールアップしても増えない

「誰かがやらなければならない業務」は、人手でやることを前提とした場合、担当者が増えるたびに毎回その業務の説明をしなければなりません。しかし、人が増えなければ、その説明の時間は不要です。その業務を行うために必要な人も時間も今が最大であり、この先増えない。しかも、自動化することで必要な業務の抜け漏れがなくなり、統制レベルが上がる効果も見逃せません。

これは、誰もが「そうなったらいいな」と思える世界です。ここに対してNoと言える人はいませんし、そこに対して無理に時間や金額で説明する必要性は薄いのかな、と考えています。

何より、この世界を作ることで「人が喜ぶ」という点が大きいと思います。業務が増えても人が増えない世界を作っておくことで、その人が本当にやりたい仕事をできるようになる、その業務に関連している人が「ハッピーになる」という効果は重要だと思います。

与信業務の自動化は、本当に喜ばれました。与信はフローが属人的だからこその様々な苦労や難しさがありましたが、RPAによる自動化の威力が特に発揮されたのは「金額の転記」の部分です。人による作業の場合は金額の転記の際に桁を間違えたりするのが怖い。人手による転記を無くせたのは、大きな価値がありました。

Excelの既存スキルがそのまま活かせる

RPAに関しては、よく「ノンコーディングで使える」という話がありますが、実際に利用する際にもそれを実感しています。これまで培ってきたExcelの関数といった既存スキルも活かせるし、そこまでではないけれどもExcelが使えるという人にも、やはりExcelのスキルを活かしながらノンプログラミングで使いこなせる点は良いと思います。Excelが使えれば、その中で例えば「0件以上の時」「100件以上の時」といった分岐ロジックを組むことができます。難解なプログラミングを1から学ぶことなく、Excel関数のスキルがそのままRPAの世界で活かせるんです。

また、Excelのスキルをベースに話せるので、人に説明するときにも説明しやすく、相手にとっても理解してもらいやすい、という効果もあります。 私自身、Robotic Crowdをトライアルで使ってみたらすぐに「これは自分で使える!」という感覚を持てました。使い勝手もよかったし、自分たちのシステムにも合う。クイックにワークフローを組めるし、ちゃんと動くし、人に説明もできました。こうした体験を通じ、本格導入へ進めました。

業務量が増えても、ロボのメンテナンスコストは上がらない!

このように自動化を進めているとよく聞かれるのが、「業務が増えるとその分ロボットのメンテナンスコストも上がるでしょう?」ということです。実は、メンテナンスコストは全く上がりません。なぜなら、業務プロセスは変わらないからです。

前提として業務プロセスを最適化し、その業務を自動化するというアプローチであれば、いくら業務量が増えても、その事によるメンテナンスは発生しません。

Robotic Crowdのサポートの良いところは、担当者×プロダクト特性の掛け算

ー こうした一連の取り組みは、どのような体制で推進していらっしゃるのでしょうか?

基本的には私1人で進め、そこにRobotic Crowdのカスタマーサクセスを活用させていただきました。私とCSさんで立ち上げたようなイメージですね。

Robotic Crowdの宣伝をするわけではありませんが(笑)、サポートが本当に手厚いので助かりました。サポート体制ややり取りの速さは素晴らしいと思いますよ。

ー サポートに対するお褒めの言葉をありがとうございます。もう少し詳しく教えていただけますか?

Robotic Crowdのサポートの良さはシンプルに「速さ」だと思います。これを少し分解すると、

  • サポート担当者 = 返答スピードが早い、対応が丁寧
  • プロダクトの特性 = テキストベースでやり取りができる「軽快さ」

というようになるでしょうか。

何か困ったことが起こった時にも、画面共有をして事象を見せないと伝わらないようなことはなく、テキストベースでワークフローをやり取りしながら「こう書いたらよいですよ」「ここをこう変えてみてください」「動きました!」といったテンポですぐに問題が解決します

テキストベースでやり取りできるというプロダクトの特性がベースにあって、そのうえで担当者の速さと丁寧さがある。この両方が掛け合わさることで、満足度の高いサポートをご提供いただいていると考えています。どちらかだけではダメで、両方必要ですね。

また、「サポートする人・される人」という関係性ではなく、共に悩んで一緒に喜べる、「一緒に創り上げている」感覚でサポートしていただける点もありがたいです。同じ課題に向かって力を合わせてフラットに向き合っている感覚が持てて、お客様とCSという関係ではなく、「仲間」といったほうが自然な感じかもしれません。だからといって、ビジネス上の節度は保っていて、丁度良い距離感でサポートいただいています。

導入当初はわからないこともあった

ー Robotic Crowd導入初期にご苦労された点があれば教えて下さい。

Robotic CrowdはUIが直感的にわかりやすくて使いやすいのですが、そうは言っても導入当初はどうしていいかわからないこともありました。

これはどのようなRPAツールについても言えると思うのですが、いくら「ノンプラグラミングで簡単に使える」とは言っても、プログラミング知識が全くゼロの人が使えるかというと、そんなことはありえません。

また、プログラミング知識があったとしても、「その知識をRobotic Crowdではどう実現すればよいのか?」「分岐や変数などをRobotic Crowdではどう表現するのか?」といったベースの理解、初期の学習コストはそれなりにかかると思います。

簡単ではありませんが、クイックに試せるのは良いところだと思います。私の場合は、ひたすら触って慣れていきました。「これだ!」という出来そうな感覚を持てるまでは早かったと思います。思い通りに動かせるところまでは比較的早く到達できたので、その後の活用はスムーズに進められました。

自分で動かすことができるようになったあとの次の段階では、どの業務に適用すれば価値を最大化できるのか? ここを考えるのに困りました。Robotic Crowdはやろうと思えばいろいろなことができるだけに、とある業務を「RPAでどこまでやるのか?」「そもそもRPAでやるべきか?」「別の手段の方が良いのか?」という点は大いに迷いました。ここは未だに結論が出ておらず、常に試行錯誤を繰り返すしかないのかな、と思います。

今後の広がり

ー 最後に今後の展望や、今後RPAによる業務自動化へ取り組まれる方に対してのメッセージをお願いします。

人によって活用度合いが違うのですが、使える人はどんどん使ってほしいと思っています。これはRPAツールを広げることが目的ではなく、あくまで「業務改善」視点で効果を感じられるような人が増えてほしい、という視点です。とはいえ、「あまり難しく考えずにトライしてみよう!」と言いたいですね。

例えば、基盤システムの入れ替え・統合といったタイミングがあったとすると、そこは業務プロセス見直しのチャンスで、自動化のチャンスかもしれません。弊社においても、今はまだ手が届いていないマーケティング系の業務にも使いたいですし、広告関連、採用関連などなど、まだまだやりたいことは山積みです!

終わりに

ビジネスのスケールアップを前提に「業務量が増えても人が増えない世界をあらかじめ作っておく」というコンセプト。これをクラウド型RPA「Robotic Crowd」を組み合わせることで実現していらっしゃいます。

Robotic Crowdとの出会いや魅力、カスタマーサクセスチームによるサポートの様子などについても忌憚のないご意見を伺うことができました。

これだけ高度な自動化を実現されているにも関わらず「まだまだもっとやりたいことが山積み」とおっしゃる蒲原様。Robotic Crowdも、しっかりついて行きます!

導入企業紹介

株式会社ニューズピックスは、「経済を、もっとおもしろく。」をミッションに、国内最大規模の経済ニュースプラットフォーム「NewsPicks」を提供しています。


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