営業アタックリスト作成を自動化して毎月1,000時間を創出! 営業マンは営業活動に専念

課題
  • 営業マンを営業活動に専念させたい
  • 営業の前段階である営業アタックリスト作成に、全社で月間1,000時間程度費やしていた

実現したこと
  • アタックリスト作成をクラウド型RPA「Robotic Crowd」ですべて自動化
  • 全社で月間約1,000時間まるごと自動化に成功
  • これまで以上に丁寧な営業活動を実現

営業マンには、アタックリストが必要

営業活動の現場では、限られた時間の中でより多くの商談機会を創出し、どれだけ多くの契約を勝ち取れるかが重要です。

たくさん商談したいからといって、出会った人すべてに手当たり次第に声をかけても効率が悪いので、自社の商材を提供できそうな見込みが高いと思われる潜在顧客を探し出し、少しでも確度の高そうな見込み顧客とピンポイントで商談したいところです。

そこで通常、新規の商談機会を作り出すためには、営業対象者をまとめたいわゆるアタックリストが必要になってきます。新しくて確度の高い営業アタックリストは、効率的な営業活動には欠かせないものです。

営業マンは、営業活動に専念したい

では、そのアタックリストはどうやって手に入れるのでしょうか。専門の業者様からリストを購入するという手もありますが、営業マンが自力で作成しているというケースも多いでしょう。

内製でリストを作成する場合は、細かく条件を変えながら作成するなど、トライアンドエラーを繰り返しやすい点がメリットになります。

一方、デメリットとして、

  • リスト作成にどうしても時間がかかる
  • 複数名が所属するチームで同じ商材を扱っている場合は、1つのお客様に複数の営業マンがアタックしてしまわないよう、重複を避ける調整が必要になる

といったことが挙げられます。

当然、営業マンは自分の業務に専念したいので、商談以外の業務はできるだけ効率化し、削減したいところです。

クラウド型RPAで営業アタックリスト作成を自動化、集めた情報が既知のものかどうかもチェック

こちらのケースでは、営業アタックリスト作成をクラウド型RPA「Robotic Crowd」で自動化しています。

取り扱っている商材の販売ターゲットに合致する相手方の情報をWeb上から収集し、リストアップされた方に対して営業活動を行います。

この業務全体は次のような手順で行われています。

  1. Webサイトを検索して候補リストを抽出
  2. Salesforce上の顧客データを突きあわせ
  3. 収集したデータと既存データの差分を抽出
  4. 既存データとバッティングしない差分のみをSalesforceへ新規登録
  5. Salesforce上の営業アタックリストを使って営業活動

営業マン自らがリスト作成していた頃は5つの手順すべて手作業だったそうですが、Robotic Crowdで自動化したあとは最後のステップだけで済むようになりました。自動化で削減できた時間は、全社で1ヶ月あたり約1,000時間にもなったそうです。

営業チームはこの1,000時間を使って、提案に向けた事前調査や資料作成にこれまでよりもじっくり取り組むことができるようになります。既存データとの重複チェックも自動化ワークフロー内に組み込まれているので、同じお客様に対して複数の営業マンからアプローチしてしまう心配もありません。

カスタマーサクセスチームが全面サポートして自動化を実現

Robotic Crowdの導入にあたっては、弊社カスタマーサクセスチームによるプロフェッショナルサービスをご利用いただきました。営業プロセスのヒアリングを行い業務整理を実施、そこからRobotic Crowdでの自動化ワークフロー構築代行まで一貫してサポートしました

今回はスプレッドシート操作がゴールではなく最終的にはSalesforce連携まで含めるのが必須でした。Salesforce連携についてはコツが必要なのですが、「APIもあるので比較的容易に連携可能だった」とカスタマーサクセスチーム担当者は後に語っていました。

Robotic Crowdが選ばれた理由

今回、Robotic Crowdが選ばれた理由は、次のようなものでした。

  • 自動化したい業務自体はWebサイトとSalesforceだけが操作対象で比較的シンプルだったため、オンプレミス型RPAツールだと過剰だった
  • 業務自体はシンプルだが、重い処理で端末が長時間専有されるため、デスクトップ型RPAツールだと適さなかった
  • クラウド型RPAツールの中で比較した結果、当該業務をすべて自動化できたのはRobotic Crowdだけだった

必要な機能だけを丁度よく使える点や、社内のコンピューターリソースを専有されない点など、クラウド型=SaaSだからこそのメリットが発揮されました。

また、Salesforce連携も含めた業務全体の自動化をカバーできた点、カスタマーサクセスチームによる全面サポートを受けられた点については、クラウド型RPA「Robotic Crowd」ならではのメリットが発揮されたと言えるでしょう。

時間の「削減」ではなく時間の「創出」という価値

今回の自動化により、内製での営業アタックリスト作成業務を、営業マンの手を煩わせることなく毎日実行できるようになりました。必要なタイミングで常に最新のアタックリストを手にできるようになったので、営業マンはこれまでよりも質の高い営業活動へ専念できるようになりました。

「毎月1,000時間」は、単に業務効率化による時間削減効果に留まらず、営業チームの付加価値の創出にまで直結しています。生み出した時間を営業マンが本来行うべき業務に当てる。今回の自動化は業務効率化にとどまらず、生産性の向上を実現し、業績向上にも寄与してくれることでしょう


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