入退室データとタイムカードデータの差異を自動抽出! 素早い業務改善アクションを実現

課題
  • 従業員の毎日の入退室データと勤怠データを突き合わせてチェック
  • 全社員100名以上を対象に毎日手作業なため、時間と手間がかかり、ミスも心配
  • 本来の目的である原因追求・改善までたどり着けないことも

実現したこと
  • クラウド型RPAでチェック作業を完全自動化
  • 問題ケースを即座に社内共有し、必要な対策を打てるようになった
  • この業務を担当していた人は、この業務から開放されて別の仕事ができるように

100名を超える全社員の入退室データと勤怠データを、毎日手作業で突き合わせる

従業員の勤怠管理は重要な業務ですが、規模が大きくなってくると個別状況の把握や対応が難しくなってきます。ですので、各社ともに何かしらの勤怠管理システムを導入されていると思います。

とある企業では、スマートロック型入退室管理システムの持つ事業所への出入りのデータと、それとは別の勤怠管理システムの持つタイムカードデータを突き合わせ、双方の時間に規定以上の差異がある場合には担当部門長へ共有、本人から勤怠状況をヒアリングする、という業務を行っています。これは日々の状況把握と、何か問題があった場合に業務や労働環境を改善することが目的です。

別々のシステムからのデータ収集、データ整形と転記、時刻の突き合わせという一連の業務を担当者が毎日手作業で行っていました。手作業だと膨大な時間と手間がかかり、どうしてもミス・やり直しがゼロにはなりません。

また、人手だとチェック作業に時間かかってしまうことから、気になる勤怠状況を把握してから担当責任者への通知までにタイムラグが生じ、結果として本来の改善アクションに繋がらないこともあったそうです。

Robotic Crowdでチェックを自動化、スピーディーな対応を実現

クラウド型RPA「Robotic Crowd」で、この業務を全て自動化することができました。

具体的な流れは以下の通りです。

  1. 複数のシステムから自動的にデータを取得
  2. データのフォーマットを調整
  3. スプレッドシートへ転記
  4. スプレッドシートの機能でギャップを計算
  5. 結果を各部門責任者へ通知
  6. 問題があればヒアリング、必要に応じて改善を実施

これで毎朝決まった時間に、スプレッドシートへのリンクが各部門責任者へメール送信されるようになり、時間を空けずに即座に必要なアクションを取れるようになりました。

Robotic Crowdなら「データ整形」も得意

このケースのポイントは「データのフォーマットを調整」という部分です。実はシステムによって日付などのデータフォーマットが異なることはよくあります。取得したデータを整形しないままスプレッドシートへ貼り付けても、計算式や関数のエラーになったり、意図したのとは違う結果になってしまったりすることがよくあります。そして、一般的なRPAツールは、実はデータ取得後のデータ整形があまり得意ではない、という側面があります。

クラウド型RPA「Robotic Crowd」なら問題ありません。ワークフロー内に独自開発のスクリプトを組み込むことができるので、そのスクリプトを使ってデータ整形を行うことができるのです。

データ取得後の整形についてはニーズが多いので、弊社でもお客様のご要望に沿った独自開発をすることがよくあります。弊社のカスタマーサクセスチームは、ワークフロー内でのデータ整形ノウハウ・経験が豊富です。データ整形についてお困りの方は、ぜひ弊社カスタマーサクセスチームへご相談ください。


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