出版社での「販売実績データ収集〜社内共有」の自動化が、RPA全社展開の第一歩に

とある出版社様では、経営陣による「RPAツールを使って何かしらの業務を自動化・生産性向上できないか?」という課題感がきっかけで、RPAツール導入の検討が始まりました。

社内には繰り返しの手作業がいくつもあるものの、自動化対象業務が決まり切っていない中でRobotic Crowdを導入するという方針が示されましたが、こちらの出版社様ではすぐに目に見える効果を実感することが出来たそうです。

今回は、その出版社様のRobotic Crowd導入事例について、ご紹介していきます。

毎朝の「データ収集〜社内共有」が精神的ストレスに

初めに自動化対象となったのは 「どんな本が、どこで、何冊売れているのか」を営業部署にお知らせする業務でした。

こちらの出版社では、紙書籍も電子書籍も取り扱いがあり、書店や通販サイトなど複数の販路を持っています。各販路別に前日の販売実績データ(書籍タイトル、数量、販売順位等)を取りまとめ、営業チームへメールで共有する。これを担当の方が毎朝手作業で実施していました。

営業チームは共有される販売実績データを各自の営業活動に活かすので、上記の業務は非常に重要なのですが、毎朝手作業で繰り返す単純作業という側面もあり、担当者にとっては精神的なストレスにもなっていました。

手作業なので、営業チームに通知できる時間も毎日決まった時刻というわけにはいかず、どうしても完成時間にバラツキが出てしまいますし、営業チームから単発でのイレギュラーなデータ収集の要望があっても、他の業務との兼ね合いもあり柔軟な対応ができないという状態でした。

クラウド型RPA「Robotic Crowd」で全自動化

そこで、まずはこの業務をクラウド型RPA「Robotic Crowd」を使って自動化しました。

複数の管理画面へログインして必要なデータを収集。次に、社内データベースへ転記し、データが完成したらメールで通知する。この一連の業務を全て自動化することに成功しました。

その結果、

  • 担当者が感じていた精神的ストレスの大幅な軽減
  • 納品スケジュールの安定化
  • 営業チームからの個別ニーズに応じられる柔軟性の向上

といった点で、すぐに効果を実感できるようになったということです。

自動化した作業自体はそれほど複雑ではなく、何十時間も要するものではありませんでしたが、シンプルな作業ゆえに顕著な効果を感じていただきやすかったといえるでしょう。

Robotic Crowdはサポートが良かった

Robotic Crowdも高い評価をいただくことができました。

機能面において、土日でも安定稼働する(それまで土日の分は月曜にまとめて集計されていたそうです)といった点をご評価いただいていますが、それだけではなくカスタマーサクセスチームのサポートを信頼いただいています。

お客様ご自身で解決できない点でご質問いただくのですが、そこへのレスポンスが早く、すぐに解決できるという点に特に安心感を持っていただいているそうです。

これは、カスタマーサクセスチームが日々蓄えている知見に加え、ツールに標準装備している「チャットサポート」で解決策を即時お伝えする体制を整えている点がベースになって実現しています。

単一業務の自動化から、全社単位での生産性向上へ

今回のケースでは、トップダウンでのまず「ツールありき」に近い状態でRPAツール活用が進められましたが、

  • 弊社営業担当による粘り強いヒアリングと、自動化対象業務の特定を一緒に行った点
  • 初期導入からその後の運用に至るまでの、カスタマーサクセスチームのスピード感ある課題解決力

これらが相まって、無事に業務自動化の成果を実感していただくことが出来ました。

初めての業務自動化で確実な成果を確認できたことを契機として、今後はRPAツールを活用した業務自動化を全社展開し、さらなる生産性向上に取り組む予定となっているそうです。


クラウド型RPAなら「Robotic Crowd」

Robotic Crowdの製品紹介資料を無料でダウンロードいただけます。
クラウド型RPAの特徴やRobotic Crowdの強み、ご活用事例などをご紹介しています。