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出版社での紙書籍・電子書籍の販売実績データ収集〜社内共有の全自動化がRPA全社展開の第一歩に

目次

  • RPAを使って業務自動化・生産性向上できないか?というスタート地点
  • 課題:毎朝のデータ収集〜社内共有が精神的ストレスに
  • 解決:クラウド型RPA「Robotic Crowd」で全自動化
  • Robotic Crowdはサポートがよかった
  • 単一業務の自動化から、全社単位での生産性向上へ

RPAを使って業務自動化・生産性向上できないか?というスタート地点

もともとは経営陣による「RPAツールを使ってなにかしらの業務を自動化・生産性向上できないか?」という課題感がきっかけでした。社内には繰り返しの手作業がいくつもあるものの、自動化対象業務が決まりきっていない中でRPAツールを導入するという方針が示されましたが、こちらの出版社様ではすぐに目に見える効果を実感することができたそうです。

課題:毎朝のデータ収集〜社内共有が精神的ストレスに

はじめに自動化対象となったのは 「どんな本が、どこで、何冊売れているのか」を営業部署にお知らせする業務でした。

こちらの出版社では紙書籍も電子書籍も取り扱いがあり、書店や通販サイトなど複数の販路を持っています。これら各販路別に前日の販売実績データ(書籍タイトル、数量、販売順位等)を取りまとめ、営業チームへメールで共有する。これを担当の方が毎朝手作業で実施していました。

営業チームは共有される販売実績データをもとに各自の営業活動に活かすので重要な業務なのですが、毎朝手作業で繰り返す単純作業という側面もあり、担当者にとっては精神的なストレスにもなっていました

手作業なので営業チームに通知できる時間も毎日決まった時刻というわけにはいかずどうしても完成時間にバラツキが出てしまいますし、営業チームから単発でのイレギュラーなデータ収集の要望があっても、他の業務との兼ね合いもあり柔軟な対応ができないという状態でした。

解決:クラウド型RPA「Robotic Crowd」で全自動化

そこでまずはこの業務をRPAツール「Robotic Crowd」を使って自動化しました。複数の管理画面へログインして必要なデータを収集、社内データベースへ転記しデータが完成したらメールで通知する…。一連の業務をすべて自動化することに成功しました。その結果、

  • 担当者が感じていた精神的ストレスの大幅な軽減
  • 納品スケジュールの安定化
  • 営業チームからの個別ニーズに応じられる柔軟性の向上

といった点ですぐに効果を実感できるようになったということです。自動化した作業自体はそれほど複雑ではなく、何十時間も要するものではありませんでしたが、シンプルな作業ゆえに顕著な効果を感じていただきやすかったといえるでしょう。

Robotic Crowdはサポートがよかった

Robotic Crowdも高い評価をいただくことができました。

機能面において土日でも安定稼働する(それまで土日の分は月曜にまとめて集計されていたそうです)といった点をご評価いただいていますが、それだけではなくカスタマーサクセスチームのサポートを信頼いただいています。

お客様ご自身で解決できない点でご質問いただくのですが、そこへのレスポンスが早くてすぐに解決できるという点に特に安心感を持っていただいているそうです。

これは、カスタマーサクセスチームが日々蓄えている知見に加え、ツールに標準装備している「チャットサポート」で解決策を即時お伝えする体制を整えている点がベースになって実現しています。

単一業務の自動化から、全社単位での生産性向上へ

今回のケースでは、トップダウンでのまず「ツールありき」に近い状態でRPAツール活用が進められましたが、弊社営業担当による粘り強いヒアリングと自動化対象業務の特定を一緒に行った点、初期導入からその後の運用に至るまでのカスタマーサクセスチームのスピード感ある課題解決力も相まって、無事に業務自動化の成果を実感していただくことができました。
はじめての業務自動化で確実な成果を確認できたことを契機として、今後はRPAツールを活用した業務自動化を全社展開し、さらなる生産性向上に取り組む予定となっているそうです。


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