RPAで定型業務の手作業をほぼゼロに!業務増でもリソースを維持する体制を構築

「世界中の良質な情報を必要な人に送り届ける」をミッションに掲げ、日本最大級のニュースアプリ「SmartNews」を提供しているスマートニュース株式会社の高木様に、Robotic Crowd導入の経緯や、実際どのようにRPAをご活用されているかお話をお伺いしました。

課題
  • 手作業で行わなければいけない業務が発生している
効果
  • 手作業がなくなり、大幅に工数を削減
  • 業務量が増えてもリソースが増えない体制を実現

今の業務フローを変えずにそのまま自動化

ー まず、現在の高木様の業務内容や所属部署について教えてください。

高木様:すごく説明が難しい部署なんですが、ガバナンスと内部統制をメインに行っています。他にも会議体の事務局をやったり、全社的なプロジェクトをいっぱい抱えていて、そのオーナーとして各所と協働してプロジェクトを動かしていくといった役割も担っています。

ー RPAの導入を検討された経緯についてお聞かせください。

高木様:今は「協力会社登録」と「与信の審査」の業務に活用させてもらっているのですが、導入前は全てメンバーで手作業で対応していました。テックカンパニーらしくZapierやSlack、Airtableなどのツールも利用しているのですが、既存のツールでは自動化できない作業がたくさんあったので、そこを自動化したいと考えていました。多い時は1日20件くらい対応しなければいけないのですが、少ない時は5件程度なので、手作業でも対応できる分量ではあったのですが、これからもっと会社や事業が大きくなっていくのに備えて今のうちに導入しておこうという形でRPAを検討しました。

スマートニュース株式会社 高木様

ー 業務の自動化にあたって、RPA以外の方法も検討されたのでしょうか。

高木様:もともとZapierというツールを使っていて、例えば、審査が終わったら申請者に通知が飛ぶなどの仕組みは作っていました。ただ、ブラウザ上で動いて情報を取ってくるとか、そういうより人間らしい作業はZapierだとできなかったので、業務全体の自動化という点でRPAを併用するのがいいのではと思い、導入を検討しました。

ー 他のRPAツールもある中で、「Robotic Crowd」を選んでいただけた理由をお伺いできますでしょうか。

高木様:弊社の方針として、まずSSO(シングルサインオン)に対応している必要があるというのが1つありました。また、弊社ではデータ管理ツールとしてAirtableを使用しているのですが、そこから各システムに連携しているので、別のツールに移管することが難しいという状況でした。なので、今のフローを変えずに自動化できるということがまず大前提だったんですね。あとは、ワークフロムホーム(在宅勤務)の状況、さらに弊社は海外に子会社があるので、海外からも将来的に使えるという観点でクラウド型であるRobotic Crowdを選びました。

高木様:また、トライアルの際にサポートや営業の方が「何か分からないところないですか」とか聞いてくださったので、この人たちなら助けてくれそうだなと感じたのも選定理由のひとつです。

ー 他にRPAを比較検討していた際に懸念していたことはありますでしょうか。

高木様:私はエンジニアではないので、使い方もパッと見で分からず、とにかく自分でできるかなって心配していました。弊社はエンジニアが多いのですが、わざわざ工数を割いてまで聞きにいくのも気が引けるし、ちょっとしたことでエラーが出ていたとなるとそんなことで聞くのは申し訳ないなと思ってました。でも、Robotic Crowdはサポートが手厚くて、カスタマーサポートの方が協力会社登録の業務フローを代理構築してくださって、あんなの絶対自分でできないと思っていたので安心感はすごく感じていました。

手作業がほぼゼロに!他の業務に割ける時間が増えた

ー 自動化を行った協力会社登録の業務について詳しく教えてください。

高木様:Airtable上に審査依頼がきて、入力されている企業情報が正しいかどうかだけ確認した後、チェックボックスをクリックします。すると、それをトリガーにAirtableから情報がRobotic Crowdに飛んで、記事データベースなどで自動で反社会勢力との関わりを持たないかといった記事検索をしてくれて、結果がAirtable上に返ってくるという流れになっています。また、証憑もロボットがBoxに格納してくれるので、ロボットが一連の作業を終えたら、証憑を目視でチェックし、問題がなければ承認をして、承認すると担当者に通知が飛ぶといった仕組みになっています。

スマートニュース株式会社 高木様

ー 実際にRobotic Crowdを導入されていかがでしょうか。

高木様:手を動かす時間はほぼなくなり、他の業務に割ける時間が増えました。慣れたら流れ作業ではあるのですが、Boxにフォルダを作って、記事検索をして、それをPDFにして、リンクを取得してというような作業手作業で1つ1つ行っていたので、自動化によってかなり工数を削減することができました。またミスができない業務なので自動化できた価値は大きいです。

ー 弊社のカスタマーサポートはどういったタイミングでご利用いただいていますか。

高木様:そうですね。実は、与信調査の方は自分でワークフローを組んでみたのですが、エラーが出て動かなかったり、なんでエラーになってるか分からなかったりしたので、毎回カスタマーサポートの方にこうやって直しますっていうのを教えて貰いながら1つずつ作っていきました。また、最初に作っていただいた協力会社登録のワークフローから要素を切り取って、足りないところを聞いて作っていったような形なので、サポートがないと多分手が動かなかったと思います。今後は法務部門での活用を検討しているのでまた相談させていただきたいです。

導入企業紹介

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