年間7,600時間の工数を削減!RPAによる自動化で売上にも貢献

「データとテクノロジーで人々に感動を届け、地域・社会に貢献する」をミッションに、沖縄のクルマ情報「グーネット沖縄」のメディア運営をはじめ、5つの事業を展開している株式会社プロトソリューションの宮城様に、Robotic Crowd導入の経緯や、実際どのようにRPAをご活用されているかお話を伺いました。

課題
  • 手作業で行う単純作業が大量に発生
  • デスクトップ型RPAの管理に課題を感じていた
効果
  • 年間7,600時間の工数を削減
  • 単価を下げても利益率がより高い状態に

クラウド型だから、実際の端末がなくても稼働できる

ー まず、宮城様の業務内容や所属部署について教えてください。

宮城様:導入当初はデータソリューション部というデータを主に扱う部署の、業務効率化をするチームのマネージャーをしておりました。20以上ある業務を複数のチームで分担しているのですが、どこかのチームに専属で所属するというわけではなく、横串で全部のチームを見て、業務改善・自動化できるところや、リスクが潜んでいるところを洗い出して、効率化・リスク回避をする仕組みをつくっていました。今はデータソリューション部の責任者という立場として、部署を全部見渡して、今まで通り効率化が可能であったり、リスクのある部分を見て、改善が必要なところは指示を出しています。

ー RPAの導入を検討された経緯についてお聞かせください。

宮城様:自社にシステムの開発部門がありますので、RPAを導入する前にまずはシステムにAIを組み込んで業務を自動化していました。しかし、RPAと組み合わせたほうがより効率化できると思い、検討を始めました。また、手作業で行う単純作業が大量にあったので、そういったところをどんどんRPAで自動化したいと考えていました。

ー 他のRPAツールもある中で、「Robotic Crowd」を選んでいただけた理由をお伺いできますでしょうか。

宮城様:一番最初にRobotic Crowdを試したいと思った理由は、クラウド型で実際の端末がなくても稼働できるというところです。既にデスクトップ型のRPAは導入していたのですが、やはり実端末の管理というのは大変な部分があって、今後端末数が増えていくと運用がきつくなってくるだろうなというのを課題に感じていました。また、並行稼働ができるというところも非常に魅力的でした。当時、同時並行で大量に処理をしたい案件があったものですから、そちらをRobotic Crowdのほうで自動化できないかと思いご相談させていただきました。

株式会社プロトソリューション 宮城様

ー RPAを比較検討していた際に他に懸念していたことはありますでしょうか。

宮城様:どうしてもRPAのプログラムは外部に依存するところが多いので、保守性が悪くなってしまうという懸念点はありました。例えばWebサイト上のデータを右から左にCRMツールをまたいで差し替えるというような作業を自動化したい場合、利用しているWebサイトやツールに変更が発生してしまうと、RPAの内容を書き替える必要があります。自社のシステムであればいいのですが、他社さんのサイトやシステムを扱う場合、こちらではどうしてもハンドリングできないので、そういった保守の部分が煩雑になってくるというのはありました。でもRobotic Crowdの場合はYAMLというデータ形式とUI、どちらでもワークフローを構築できるのでいいなと思いました。

ー トライアルの際に実際に触ってみていかがでしたでしょうか。

宮城様:実際の端末がなくても稼働できるというのはやっぱりすごい魅力だなと思いました。ただ一方で、既に活用していたデスクトップ型RPAの場合、目の前でRPAが動いて、何かエラーがあってもすぐに検知でき、エラーに気付きやすい環境ではあったので、クラウドになるとそこが少し見えづらいと感じました。しかし、Robotic Crowdには定期実行ができるスケジュール機能があったので、きちんと監視をするようにスケジュール設定をして、エラーが出た際にはアラートが通知されるような仕組みも作れるため、問題なく稼働できるなという安心感を得ることができました。また、大量の処理が必要なものに関してはRobotic Crowdのほうが圧倒的に安定性が高いと感じました。

お客様と会社、両方にとってWin-Winな状態に

ー 自動化を行った業務について詳しく教えてください。

宮城様:メインで動いているのは、クライアント様からお預かりした車のデータを中古車情報サイトに登録していくという作業です。Googleスプレッドシートに入力されたデータをRobotic Crowdが取得し、自動で登録するといった流れです。中古車は、同じ車種かつ同じグレードだとしても、走行距離が違っていたり、シートの色や汚れ具合、キズの状態などといったものが1つ1つの車ごとに違っているので、それに即した内容を中古車情報サイトに登録する必要があります。多いと一時期に数万車分のデータ登録が必要になるので、この作業を自動化できた価値は大きいです。

ー 実際にRobotic Crowdを導入されていかがでしょうか。

宮城様:弊社では、もともと手作業で行っていた業務の時間をどのくらい削減できたのかというのを毎月集計しているのですが、導入後、年間約7,600時間の工数を削減できました。また、新しく引き合いのあった案件に関しては、Robotic Crowdで自動化し、できる限り人手を介さない状態でスタートするため、最初から工数改善という概念がありません。そのため、RPAだけで売上を生み出すことができています。

株式会社プロトソリューション 宮城様

宮城様:実際、お客様にとってもよかったんじゃないかなと思うのは、「RPAで自動化が完了したので、このパターンに関しては以前より安い単価で提供できます」という提案ができるようになったことです。弊社は自動化によって利益率がより高い状態がつくれる、かつ今まで部内でその業務の対応をしていた担当者を別の業務に振り当てることができるという、お客様と私たち、両者にとってWin-Winな状態が作れました。また、Robotic Crowdは並行稼働できるので、小さい規模のスタートだとしても最初から自動化してしまえば、後からボリュームが増えたとしても、私どもとしては負荷が全然掛からない状態でボリュームをアップできるという体制が作れました。お客様にとっては、こちらの人員調整を待たなくてもすぐボリュームを増やすことができるというようなメリットがあります。

ー 最後に、検討中の企業の方にメッセージをお願いします。

宮城様:そうですね。まずは実際に使ってみるのがいいと思います。使ってみたらどんどん良さが分かってくると思うので、むしろ依存し過ぎて大変になっちゃうかもしれないです。UIが見やすく、ワークフローが組みやすい、かつ管理もしやすいので、是非検討の1つに入れてみてくださいといった感じでしょうか。

ー ありがとうございます。

導入企業紹介

株式会社プロトソリューションは、「データとテクノロジーで人々に感動を届け、地域・社会に貢献する」をミッションに、沖縄のクルマ情報「グーネット沖縄」などのメディア運営をはじめ、5つの事業を展開しています。
株式会社プロトソリューション