Salesforce連携で反社チェック業務を月50時間削減!

ポート株式会社

反社チェック業務におけるRobotic Crowd導入の経緯や、実際どのようにRPAをご活用されているかポート株式会社の村上様(写真中央)と甲様(写真右)にお話をお伺いしました。

課題
  • 反社チェック業務の逼迫
  • 対応漏れなどヒューマンエラーの発生
効果
  • 1人分の反社チェック業務を自動化
  • 業務量が増えてもコストが増え続けない解決を実現

Salesforce連携実績が選定のポイント

ー まず、現在の村上様方の業務内容や所属部署について教えてください。

村上様:私たちは経営企画部の中の営業管理グループというところに所属しており、全社の売上管理の責任を持っております。営業部門から販売情報を吸い上げ、検収作業を行い、事業売上として管理しています。

村上様:また、内部統制の役割も担っており現場とコーポレート部門の間に属し、両者の調整をしたりもします。例えば反社チェックの業務においては現場が申請を上げて、それをコーポレート部門が調査する流れなんですが、どうしてもコーポレート側は現場が今どういう状況か把握しきれないので、私たちが間に入って諸々の調整をしたりしています。

ー RPAの導入を検討された経緯についてお聞かせください。

村上様:きっかけは複数あるんですが、ひとつは業務領域の拡大でした。ちょうど弊社は「就活会議」というメディアをM&Aし、その中で反社チェックの業務が法務グループの人員に対して溢れかえってしまう状態になってしまいました。当時は解決策として単純に人を増やしましょうという議論しか進んでいなかったのですが、それだとどうしても業務の拡大に合わせてコストも増え続け、結果として利益はそんなに変わらないという状態になってしまうため、他の解決策がないかと思い色々と調査をし始めました。

村上様:私たちの部門は全社の販売プロセスや各種業務プロセスの見直しをする役割も担っていて、ちょうど同じタイミングで電子契約システムの導入だったり、社内でコーポレートDXのキャンペーンが始まったりで、そういう波もありRPAをひとつの候補として検討を進めました。

ポート株式会社 村上様

ー 業務の自動化にあたって、RPA以外の方法も検討されたのでしょうか。

村上様:そうですね、ツールとしてはRPA一択で考えていたのですが、業務を外注してしまうということも選択肢としてはありました。ただ外注してもやっぱりコストがそんなに変わらなかったのと、あとRobotic Crowdのトライアルを試させていただいたところ、業務の80%ぐらい削減できそうと見込めたので、最終的にRobotic Crowdで進めましょうとなりました。

ー Robotic Crowd以外のRPAツールもご検討されたと伺いました。

村上様:はい、他のRPAもいくつか検討はさせていただいたんですが、例えばデスクトップ型はあまり弊社の働き方に合わないという話になったので、クラウド型というところにこだわって選定を進めました。その中でRobotic CrowdはSalesforce連携の実績があり、弊社の反社チェック業務の一部はSalesforceを通じて行っているので、そこも見越してRobotic Crowdの導入を決めました。

村上様:反社チェック業務に限らずですが、弊社はどうしても何かを始めたあとに、業務プロセスを整備するという流れが多かったので、ひとつひとつの業務が分断されることが多かったんです。そうすると、内部統制を考えた時どうしても人の手が入るところが一番ミスが起こりやすいのでそこをできる限り今後は一貫して繋げていく必要を感じていました。

村上様:今まではSalesforceで取引先を登録し、その情報がメールで法務に飛んでいたのですがどうしても法務担当者も対応が漏れてしまったり、遅延が発生していました。そのため、できる限り自動化して各プロセスを繋げることで、より効率的に漏れがなく、かつスピードアップも見込めるため、RPA選定においてSalesforce連携は非常にこだわったポイントでした。

月50時間の業務削減を実現

ー 実際にRobotic Crowdを触ってみた感想はいかがでしたでしょうか。

甲様:まず、操作自体が分かりやすくて、「こうすればこういうことができるんだ」というイメージがトライアルの段階でだいぶイメージがつきました。あと、いくつか複数の「こうだったらいいな」という複雑な条件があったんですが、そちらの解決策もご担当の方が一緒にスピーディに問題解決していただいたことで、「実際ここがあるからネックだよね」というところがトライアル期間中に問題なくつぶすことができました。

ポート株式会社 甲様

ー 自動化を行った反社チェックの業務について詳しく教えてください。

村上様:今の反社チェックの方法は各種規程やマニュアルに基づいて、Googleなどに特定のキーワードを入力し、入力した結果をキャプチャーなりエビデンスで残し、問題なかったという報告を現場に返す一連の流れとなっています。最終的な判断は人の目を入れているんですが、最初の調査をするというところは全部オンライン上で解決するものなので、そこまでを全部RPAで自動化しています。

村上様:なので、検索自体にもかなり時間がかかっていましたし、キャプチャーひとつ取るのも担当者が1人しかいないので、黙々と一日中やっているみたいなときもありましたが、もうそこがなくなったので、午前中には調査のところを終えて、各担当者にスムーズに返せるという状態ができました。

ー 実際にどれくらいの工数を削減できたのでしょうか。

村上様:一時的にM&A後って、取引先の反社チェックを全部し直したり、あと1年に一度全取引先に対して反社チェックをやり直すことも行っているので、元々はそういう時だけスポットで派遣の方に業務をお願いしていたりしました。ですが今は社内の担当者のみで全て賄えるようになってきているので、人件費として「1人分」減っているような形です。元々その担当者の1日の7~8割が反社チェックが占めていたと思うのですが、そこの比率がだいぶ減ってきて、今では他の業務にリソースを使えているのが私たちから見ても読み取れています。

甲様:ざっくりですが、調査にかかる時間を1件につき1分短縮することができていると現場から聞いています。1分とはいえ、件数が非常に多く、1ヶ月で3,000社分の作業があったりするのでインパクトはかなり大きいと感じています。

壁打ち相手にもなってくれるサポート体制

ー 弊社のカスタマーサポートはどういったタイミングでご利用いただいていますか。

村上様:現場から相談が上がってきたタイミングですぐに相談させていただくことが多いですね。結構ざっくばらんに、普通だったら「こんなことを聞いて、時間を取らせちゃうし申し訳ないな」と思うようなことも含めて、チャットやメールで相談させていただいていることが多く、壁打ち相手にもなっていただいていると我々は思っています。質問だったりとか課題だったりを「こういうことをやりたいです」と具体的にする前に壁打ちになっていただけるというのがすごく感謝しています。

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