事務作業をRPAで自動化!事例やメリット、活用方法まとめ

普段何気なくこなしている事務作業。しかし生産性向上の観点からは、事務作業にかかる手間や時間は見過ごせません。

生産性の低い事務作業は、実はRPAによる自動化との相性が非常によく、全社横断で一気に自動化できることも少なくありません。事務作業の自動化の事例や注意すべきポイントをご紹介します。

RPAによる事務作業の効率化の例

1. 顧客対応後の事務作業を自動化

コールセンターやカスタマーケアなど、お客様の様々な質問や要望に応える部門では、お客様対応以上にその後のデータ登録や関係者への連絡などの作業だけで大変な時間がとられがちです。大量に発生する連絡業務や事務作業をまとめてRPAで自動化した事例をご紹介します。

2. 打刻チェック業務を効率化

勤怠管理はどの企業も避けられない業務ですが、できればデータの管理やチェックにかける時間は短くしたいもの。この企業では、勤怠の申請と打刻データとのズレを感知し、従業員一人一人に通知する業務をすべて自動化することに成功しました。

3. 反社チェックや与信業務の自動化

BtoBの営業部門であれば、新規契約獲得時に反社チェックなどの事務作業が発生することでしょう。こういった欠かすことができないものの生産性の低い業務を、人手に頼らず完結した事例がありますので、ご覧ください。

RPAで事務作業を自動化するメリット

ここまでにご紹介した事例はごく一部ですが、一般的に事務作業でRPAを導入される企業様は下記のようなメリットを感じていらっしゃいます。

1. 業務時間の削減

レポート作成に必要なデータの出力や加工など、意外なほど手間が掛かってしまう作業は少なくありません。これら一つ一つの作業は大した工数ではなくても、つもり重なることで業務時間を圧迫していることがあります。こういった手間のかかる作業をロボットに任せると、人の業務時間を浪費することなく一瞬で作業を完了させてくれます。これにより、残業時間の削減や他の業務への時間の捻出をかなえることができるのです。

2. 生産性の向上

事業を回すためには、「必要な作業ではあるが、それ自体は売り上げを上げるわけではないので時間をかけたくはない」という業務が少なからず発生します。単なるデータのコピー&ペーストやスクレイピング、定型文によるメール連絡などは、その典型でしょう。こういった業務に人手をかけることは、事業の生産性を下げることにもつながります。RPAで業務を回し、その分空いた人手をより生産性の高い業務に集中させることで、企業の生産性を高めることにつながります。

3. コストの削減

同じ形式のレポートを多数作成しなければいけない、膨大な量のデータを常に監視しなければならないなど、定型業務が膨大に存在するとその管理や実行のためだけに専任者が必要になってきたり、その業務を実施する専用のツールを用意しなければいけなくなってしまします。非生産的な業務のために多額の費用をかけるのはもったいないですよね。RPAをうまく活用すれば、同じ業務をより低いコストで実施することができます。

4. 作業ミス/対応漏れの低減

同じ業務を何度も繰り返すことはヒューマンエラーを招きやすく、作業のミスのほか対応の遅れ・対応忘れなどにもつながりかねません。RPAはロボットですので、定型業務を毎回まったく同じ手順で淡々とこなすことができます。RPAに業務を任せることで、作業ミスがなくなって業務の質が向上が見込めます。

5. 対応速度の向上

「異常なデータを見つけたら関係部署に連絡する」「お客様から連絡が来たら即座に対応する」といったスピードが求められる業務であっても、人の対応速度には限界があります。初動や関連業務の一部だけでもRPA化ができると、人が気が付くより先にRPAが通知を発したり、人が作業をしているのと並行してRPAが別作業をこなすなど、人手に頼っていては実現できないほど業務をスピードアップすることができます。

6. 従業員のストレス削減

「何時間もかけてレポートを作らなければいけない」「まったく同じ作業を何時間も繰り返さなければいけない」という状況は、人にとっては大変なストレスです。RPAに業務を任せることで、担当者あストレスのかかる業務から解放されより生産的な業務に集中できるようになります。結果として業務への満足度が高まったり離職率が下がったりするなど、経営においても好影響となることでしょう。

7. 24時間365日稼働

RPAのメリットとして、休憩の必要がないことがあげられます。「前日のデータを深夜に集計して翌朝出力する」「24時間不正広告を監視する」といった、時間外労働につながりかねない業務はそもそも実現不可能とあきらめていた方もいらっしゃるかもしれません。しかしRPAに任せることによって、このような実現不可能と思われていた業務が可能になり、事業の幅を広げられるようになるのです。

事務作業のRPA化で注意すべきポイント

メリットの多いRPAですが、導入において注意すべきポイントがあります。それは、自動化できる業務の内容です。

RPAが自動化できる業務は、パソコン上で完結するデジタルな業務の中でも、作業手順がルール化・マニュアル化されている定型の業務に限られます。また、複数のアプリケーションを跨ぐ作業や、同じ単純作業を何度も繰り返す作業は、RPAに任せることで大幅な生産性改善が見込めます。

一方、ルール化されておらず毎回手順が違う業務は,そのままRPAで自動化することはできません。判断や手順を一度マニュアル化し業務を可視化したり、人の判断が必要な範囲を覗いて自動化するなど、ひと工夫が必要です。

事務作業に向いたRPAを選ぶには

RPAに任せたい事務作業を選び出した後、重要なのはRPAの選び方です。RPAには大きく分けてサーバー型・デスクトップ型・クラウド型という3つの種類があります。

それぞれに強みがある一方、デスクトップ型の場合は作業中にPCが占有され、サーバー型の場合はリモートワーク等では設定調整ができず、クラウド型の場合は連携していないシステムを使う必要のある業務は自動化できないことがあります。

このほか、実装が現実的でないほど費用がかかってしまう例や、社内セキュリティ上使えない場面なども考えられます。RPA選びの時点で、どのような業務を自動化したいかできるだけ具体的にイメージをし無料トライアルも行ったうえで、費用の見積もりをとって導入するようにしましょう。

事務作業の自動化事例をご紹介できます

弊社のクラウド型RPA「Robotic Crowd」では、事務作業を含め様々なRPAの運用実績がございます。「事務作業の自動化のヒントが欲しい」「このような作業を自動化できるものなのか相談したい」といった、導入未定のお客様のご相談にも対応可能ですので、お気軽にお申し付けください。