IPO準備に向けて管理部門の様々なルーチン業務を自動化

「おいしい、共感をつくる。」をミッションに掲げ、創業以来35,000本以上のライブ配信・動画制作を企画から配信までワンストップで手掛けている株式会社Candeeの熊谷様に、Robotic Crowd導入の経緯や、実際どのようにRPAをご活用されているかお話を伺いました。

課題
  • 細かいルーチン業務が大量に発生していた
  • 監査に必要な情報が整備されていない
効果
  • 作業漏れやミスがゼロに!業務時間削減、効率化へ
  • 様々なデータを可視化することでリモート環境にも対応できた

マンパワーより、ロボットの方がスムーズ

ー RPAの導入を検討された経緯についてお聞かせいただけますでしょうか

熊谷様:弊社は全社で約100名、管理部門は5名と比較的少ない体制のため、マンパワーで対応するよりも、ロボットでの自動化の方がスムーズだと感じたからです。管理部門での業務は毎日・毎週定期的に実施する細かい定型業務が多く、1つ1つは大きな業務量ではないものの、少ない人員で抜け漏れ無しで日々対応するのは課題がありました。

また、現在監査対応・証券審査中なのですが、あるべき証憑・資料が整備されていないケースや、チェック結果の証憑ログが残っていないという状況が散見されました。抜け漏れチェックや格納漏れ防止のフローを徹底すれば良いものの、毎日の事ですからどうしてもミスが発生してしまいます。そこで「ミスなく漏れなくあるべき状態」に近づく為にもRPAを検討し始めました。

ー 他のRPAツールもある中で、「Robotic Crowd」を選んで頂けた理由をお伺いできますでしょうか。

熊谷様:弊社は全社リモートでの業務のため、クラウド型かつ拡張性・サポート体制が充実しているRPAを探しました。「Robotic Crowd」に決めた理由はサポートの手厚さとJavaScriptでの拡張性という点ですね。この2つがないとRPAを使いこなすには限界があるなと感じています。サポートに関しては、トライアルの時から魅力的だったのですが、分からない部分があったら担当のカスタマーサポートの方に聞いて、教えてもらい・改善していく、という流れがとてもスムーズで、レスも早いので良いなと感じました。また、JavaScriptで複雑なこともかなり実行できる事を知り、もともと全くJavaScriptを書けなかったのですが、カスタマーサポートの方に「こう書いてあるけど、どういう意味ですか?」と聞き、教えて頂くを繰り返すうちに自分でも少しづつ書けるようになりました。JavaScriptはRPAだけでなく他の分野でも使える知識なので個人的には毎月の保守サポート料はある意味「授業料」だと思っています。

1つ1つは小さい業務だが自動化できた事の偉大さは大きい

ー 自動化を行った業務について詳しく教えてください。

熊谷様:主に①反社チェック、②社内アナウンス系と、③KPI数値管理系、④業務サポート系の4種類になります。1つ1つはそこまで負担がかかる業務ではないのでインパクトは薄いかもしれないですが、とても助かっています。反社チェックは「Robotic Crowd」が得意な自動化だと思いますが、チェック依頼をキックに毎朝自動でチェックするようスケジュール設定していますのでマンパワーで対応していた時に比べ、毎日30-60分程の業務時間の削減に繋がっていると感じています。

 株式会社Candee 熊谷様

熊谷様:また、2つめの「社内アナウンス系」は勤怠データ管理などに活用しています。勤怠入力・打刻漏れの方を自動抽出してSlack通知をしたり、勤怠システムデータを集計しBI等でマネジメント層に共有しています。特にリモートワークに切り替わってから、マネージャー陣がメンバーの稼働状況を把握しきれないという課題があったため、いち早く情報を可視化することで、業務アサインをしやすい環境になりました。他にも毎日の検温レポートのSlack共有、出社する方向けのオフィス利用状況をリアルタイム共有、毎週・毎月の定期アナウンス等に利用しています。

熊谷様:「数値管理系」「業務サポート系」に関しては、業務管理システムとBIツールと連携することでKPI数値・着地数値の抽出・加工➔BI反映➔Slack共有を行ったり、会計システムから未入金の取引先を抽出してSlack通知、SFAへの入力エラー自動抽出等、日々の業務に役立てています。

あと、最近大活躍なのがYou TuberのD2C支援事業での受発注データの管理ですね。受注データ取込み、キャンセル処理自動化、各種データ加工時の作業を毎日自動で行うようにしています。手作業でやると、毎日同じ時間帯に作業するのが難しかったり、土日分が更新できない等の問題があるのですが、そういった問題が解決されるのですごく助かっています。

ー 本当に多種多様な業務にご活用いただいてるんですね。導入後の効果としてはいかがでしょうか。

熊谷様:細かなタスクがそれなりに多い為、自動化により日々の作業から開放された効果は大きいです。「業務時間が◯◯時間大幅に削減!」といった事は明確にお伝えできないのが残念ではありますが、日々の作業漏れ、ミス防止、タスクの積み重ねからの開放によるストレス減効果が大きいため、どんどん自動化したほうがメンバーの皆さんが幸せになると思っていますし、空いた時間はより注力すべき業務に集中できるようになりました。

 株式会社Candee 熊谷様

ー 社内の反響はいかがでしょうか。

熊谷様:非常に良かったです。弊社では事業部との業務改善ミーティングを毎週開催しているのですが、「マンパワーよりも自動化の方が良いですよ」という布教をやりつつ、ミーティングで頂いた事業部課題をもとに、RPAを作っては実践投入を行った結果、自分の代わりにロボットくんがコツコツと業務を進めてくれるのを肌で感じてくれるようになりました。徐々に「できるだけロボットにお任せしよう!」という認識が広がっていくことで、業務の棚卸し・業務フロー見直し➔RPA作成➔RPA投入というフローが確立していき、いわゆるDX化が進みました。

管理部門業務のルーチンは全てRPAへ

ー 今後の展望をお聞かせいただけますでしょうか。

熊谷様:今後は「数値管理系」、特に予算消化状況レポートや社内で眠っているデータの分析・可視化を強化しつつ、各種会議体の資料作成に皆さん時間かかってしまっているかと思いますので、ココの自動化をしていきたいです。ゆくゆくは管理部門の定型業務についてはRPA化していきたいなと考えています。少数精鋭の管理部門ですので、ルーチン業務を極力自動化し、本来注力すべき業務に集中できれば面白いなと思っています。

ー 最後に、検討中の企業の方にメッセージをお願いします。

熊谷様:「人で解決するよりロボットで解決が中長期的にオススメ」です。Robotic Crowdの方がコスト抑えれますし、365日24時間稼働により夜間や早朝での作業も安定的に対応ができます。見やすいUIですし、サポート体制も万全ですので安心してください。もう、使わない方が勿体ないなぁと思います、試しに一度ぜひ使って頂きたいです!

ー ありがとうございました。

導入企業紹介

株式会社Candeeは、「おいしい、共感をつくる。」をミッションに掲げ、創業以来35,000本以上のライブ配信・動画制作を企画から配信までワンストップで手掛けています。

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