RPAで自動化できる業務とは?自動化の手順やそのメリットについてご紹介!

RPAで自動化できる業務とは?自動化の手順やそのメリットについてご紹介!

RPAに対する疑問で必ず出てくるのは「何の業務を自動化できるのか分からない」というものです。また、「AI (Artificial Intelligence)やExcelのマクロと何が違うのか分からない」との声もよく耳にします。RPAとは、パソコンを使って行われる定型作業や反復作業の操作手順を、ロボットに記録することにより業務を自動化できるテクノロジーで、AIやマクロとは仕組みが根本的に違うものです。今回はRPAで自動化できる業務の事例や自動化の手順、導入のメリットなどについてご紹介していきます。

RPAで自動化できる業務

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは、人間がコンピューター上で行っている定型作業や反復作業をソフトウェアで自動化することを指します。定型作業や反復作業を自動化することにより、業務の効率化や品質の安定、労働力不足解消にも役立つといわれており、各分野で導入が進んでいます。ただし、RPAで「何の業務を自動化できるのか分からない」という声もまだ多く聞かれます。マクロやAIとの違いや、RPAで自動化できる業務にはどのようなものがあるのかを確認していきましょう。

マクロやAIとの違い

RPAについて、Excelのマクロとの違いやAIとの区別が曖昧になっている方も少なくないでしょう。Excelのマクロもバックオフィス業務の自動化ツールとして有名ですが、基本的にExcelをはじめとしたOfficeのドキュメントに対する自動化です。インターネットへのアクセスも可能ですが、その範囲には限界があります。RPAはほかのアプリケーションはもちろん、インターネット上の情報にも広くアクセスが可能なので自動化の範囲がまったく違うのです。

またAIとの違いも、その役割から考えると明確に区別できます。人工知能と呼ばれるAIは、その名のとおり人間の頭脳の代わりとなる役割を持っています。AIは分析や判断のためのテクノロジーであり、人間の手足となって自動化を行うRPAとは根本的に異なるものです。

RPAの利用例

RPAは次のような業務に利用されています。

  • インターネット上の情報収集
    インターネット上の情報を自動収集し、業務に生かすことができます。
  • レポーティング業務
    キャンペーンや広告等の情報を、あらかじめ特定しておいた顧客に自動的に送付します。
  • システム間データ連携
    SFA(営業支援システム)やCRM(顧客関係管理システム)に登録・更新された情報をMA(マーケティング支援システム)ツールに登録するなど、システム間のデータ連携の自動化が可能です。連携の例としては、Salesforce社のSFAとRPAを連携させ、反社(反社会的勢力)チェックと与信業務を自動化したものがあります。

本事例について詳しくは「Salesforce×RPAで反社チェック・与信業務を自動化!事業は成長しても人が増えない組織を作る」をご覧ください。

また、反社チェックについて詳しく知りたい方は「反社チェックは現代ビジネスの必須業務―効率化を実現する有効な手段とは」をご覧ください。

  • ECサイト業務
    ECサイトへの商品登録や、画像のアップロードなどを自動的に行います。
  • 採用業務
    求職者への情報提供や、採用ページの定期的な更新を自動で行います。
  • SFAの運用
    SFAに登録された顧客の重複確認や、業種データの登録などを自動で行います。SFAのデータをもとに営業のアタックリストの自動作成、リスト作成後の社内通知やドライブへの格納など、周辺業務もまとめて自動化することも可能です。

本事例について詳しくは「営業アタックリストを自動作成! クラウド型RPAで営業活動を効率化」をご覧ください。

RPAは上記のように、人間の手で行うには煩雑で、ミスが生じる可能性が高い作業を自動化することに向いたシステムと言えるでしょう。

RPAで業務を自動化する際の手順

では、実際にRPAを導入する場合には、どのような手順で準備を進めていけばよいのでしょうか? 一般的には次のような手順で検討を進めますが、情報システム部門のような技術部門だけでなく、実際に導入を計画している部門の担当者なども交え、多くの意見を取り入れながら検討することが大切です。

  1. 業務フローの可視化
    最初に行うのは、現在の業務フローを細大漏らさず、かつ整理して書き出すことです。これにより業務の最小単位がハッキリし、効率化の方法も考えやすくなります。
  2. 定型業務・非定型業務の洗い出し
    細分化した業務が、「定型業務」か「非定型業務」かを判別します。定型であればRPAによる自動化が可能ですが、非定型業務であれば、別の効率化方法を考えます。
  3. 自動化すべき業務の選別
    定型業務のなかでも、特にミスを誘いやすい枝分かれの細かい業務や、単純な反復業務など、自動化すべき業務を選別していきます。また、この業務の選別時にはRPAの導入後に費用対効果を計測できる業務かどうかの判断も大切です。
  4. ツールの選定
    RPAツールは多くの会社からリリースされています。上記で、自動化の候補に挙がった業務に適した機能を持つRPAツールを選ばなければ、自動化の成果は上がりません。また、ツールの機能を確認すると同時に、業務の自動化で生まれる利益とツールの費用対効果も考慮する必要があります。

RPA導入のメリットと注意点

最後に、RPAを導入し業務を自動化することのメリットと注意点を解説していきます。

RPA導入のメリット

導入時のメリットは大きく3つに分かれ、「業務の効率化」「品質の向上・安定」「事業拡大への寄与」に分かれます。

業務効率化

24時間稼働可能

働き方改革関連法では、従業員の年次有給休暇の確実な取得が義務づけられています。しかしRPAならば24時間365日、連続で稼働することが可能です。RPAは、昼夜を問わず連続稼働が必要な作業などに威力を発揮します。

人材不足の解消

今まで多くの人手や工数を必要としていた作業でも、定型作業であればRPAで自動化することが可能です。そして、自動化した作業に割いていた労働力を、再配置により別作業へと有効活用することができ、人材不足の解消に寄与します。

作業自動化による効率化

RPAにはいわゆる「ムリ・ムラ・ムダ」がありません。人間には病欠のような事態もありますが、RPAであれば常に一定のペースで作業が進み、安定した効率化を実現できます。また、人間をより付加価値の高い作業に従事させることもできるので、人員の最適配置にも寄与します。

例えばRobotic Crowdのユーザーである株式会社マネーフォワード様では、経理部の慢性的な人手不足を解消するためにRPAを導入したことにより、増員をせずに余裕のある業務オペレーション環境を実現し、社員の力をより付加価値の高い業務へと集約できるようになりました。本事例について詳しくは「実用性や社内の横展開のしやすさで言えば、Robotic Crowdが圧倒的」をご覧ください。

品質の向上・安定

リードタイムの最適化

RPAによるリードタイム(作業スピード)の向上と安定は、あらゆる計画の安定化につながります。顧客への納品や社内への情報提供など、リードタイムを最適化することにより品質の安定も望めます。

ミス撲滅

RPAは設定した手順にミスがない限り、人間のようにケアレスミスを起こすことがありません。また、ミスによる手戻り(修正作業)が無いだけでなく、ミスをチェックする工数も省くことが可能です。

コスト削減

コスト削減は、RPA導入による最も大きい効果のひとつです。作業の効率化による利益創出もコストに影響しますが、残業代の削減や最適な人員配置による人件費の削減は、RPA導入による大きなメリットです。

事業拡大への寄与

情報収集自動化

インターネット上には常に新しい情報があふれ、企業経営やマーケティングに役立つ情報も数多くあります。RPAでインターネットやSNSの情報を自動収集すれば、経営に役立つ情報を効率的に集めることができます。

SFA支援

SFAは、顧客の人事異動情報や購買情報など、最新の情報が必要です。社内にCRMやMAツールなどを導入しているのであれば、別のメーカーのものであってもRPAによるツール間の情報連携が可能になります。

人間は非定型業務に注力

今や企業にとって、優秀な人材の確保は死活問題となっています。RPAに単純作業を任せることにより、人間は非定型業務やより重要な業務に専念することができます。これは本人のモチベーションアップにもつながり、離職率の低下に寄与します。

RPA導入の注意点

運用前に入念なテストを行う

RPAはひとたび自動で動き始めると、反復して定型作業を繰り返します。この作業指示にミスがあると、気がついたときには膨大な量のミスや損害が発生していることも考えられます。運用前には複数人で入念なテストを行うようにしましょう。

結果確認とメンテナンス

運用開始時には正解であった定型作業も、環境の変化によって変更せざるを得ない場合があります。RPAの運用時には常にPDCAサイクルを回し、結果の確認とメンテナンスを怠らないようにしましょう。

RPAにはメリットが多い一方、注意点もあります。メリットと注意点の双方を知ったうえで、導入を検討することが重要です。RPAにより確実性の高い効率化を計画できれば、その情報を人材採用計画や投資計画といった事業計画に活用することができます。それによって将来の安定した利益を見通すことが期待できます。

成長戦略の要としてRPA導入を検討しよう

優秀な人材確保が難しくなっている昨今、できることなら社員は付加価値の高い非定型業務に従事させ、定型業務は自動化したいものです。また、企業がこの先も成長していくためには業務の効率化が必須と言えます。積極的にRPAを導入し、成長戦略の要としてはいかがでしょうか。


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