事業が成長を遂げ上場も目前、という企業の中には、急ピッチでバックオフィス業務の改善に取り組まなければならず苦労している企業も少なくありません。予算や人手も限られる中、上場準備に必要な社内体制をいかに構築していくか。その事例をご紹介します。

上場準備でもっとも重要な「バックオフィス業務の改善」

上場においては、社内外における法令遵守の姿勢が厳しくチェックされます。上場を目指す企業の場合、主幹事証券社などから上場に向けた業務改善を指示されることも少なくないでしょう。経費や予算などのお金に関する管理体制のほか、従業員の労働環境、取引先の反社リスク管理など、取り組むべき内容は多岐にわたります。

既存の担当者で対応するには負担が大きすぎる業務ですが、かといってバックオフィス業務の担当者の人数は簡単に増やせません。改善に取り組む手前の段階で苦労している担当者もいらっしゃることでしょう。

勤怠、反社、経費精算。限られた人員で正確かつスピーディーに進めたい

あるデジタルマーケティング企業では、特に「36協定違反のチェックと改善」「反社チェック体制の構築」といった課題に対し、限られた人員で対応せざるを得ない状態でした。ひとつひとつの業務は難易度が高いものではありませんが、対処すべき量や頻度が膨大なため、既存のバックオフィス社員が手作業で対応するのは現実的ではありません。

検討を重ねた結果、この企業では「すべてを人の手で完璧にこなすのではなく、単純作業はロボット化するべき」と判断をし、RPAの導入を決断しました。

業務量を大幅削減！社内関係者への連絡も自動化し担当者の心理負荷も低減

RPAでまず取り組んだのは、労務関連の通知の自動化です。勤怠ツールの残業時間データをRPAが自動的に取得し、もし36協定をオーバーして残業している社員がいた場合、その本人と上長へ改善を促す警告メールを自動で送信する仕組みを作ったのです。このほか、有給休暇など取得義務のある休暇が残っている場合の連絡など、一定のルールに基づいたリマインド・警告をすべてRPAが行うことにしました。

また、反社チェックも効率化に取り組みました。かつては取引先が増えるたびに担当者が専門システムへ取引先名を登録してチェックをしていました。ここにRPAを活用することで、「取引先名×反社会系のキーワード」をRPAがシステムで検索し、検索結果が多い不審な企業のみ担当者へアラートするフローに変更することで人の手に頼る作業を大幅に削減することができました。

このほか、スプレッドシートに記載された経費申請情報をRPAが管理システムへ転記するなど、こまごまとした業務もRPAが自動化するように。こうした細かな自動化の積み重ねで、バックオフィス担当者の負担が大幅に削減され、上場に向けた社内の改善に十分に取り組むことができたのです。

上場の準備期間はRPAを試すチャンス

上場準備期間には、今までの業務の進め方について見直しを迫られることが少なくありません。こうした業務の見直しで担当者の負担が増えてしまうのではないか、スムーズな業務ができなくなるのではないか、と心配になることもあるでしょう。しかし、こうした機会は見方を変えると、社内に新しい仕組みを取り入れて業務フローを効率化するまたとないチャンスでもあります。特にRPAは様々な部署・業務に活用できるツールですので、是非一度検討してみてはいかがでしょうか。

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