反社会勢力との関わりは、企業にとって非常に高いリスクとなります。そのため、取引開始前の反社チェックが必要となりますが、巧妙化する手口に対しチェックを行う作業時間は肥大化する一方です。このような現状で、どのようなプロセスが業務を圧迫せずに効率的な反社チェックを可能とするのでしょうか。反社チェックの必要性と有効な手段、チェックを行った企業が反社の可能性が高い場合の対応についてご紹介します。
反社チェックの必要性と進め方
現在では多くの企業が契約前に反社チェックを行っていますが、どういった理由から反社チェックが重要なのでしょうか。反社チェックの必要性と一般的な進め方を見ていきましょう。
反社チェックはなぜ必要か？
反社チェックが必要な理由として、次の5つがあります。
- 政府による「企業暴排指針」と都道府県の暴力団排除条例
- 反社会的勢力への資金流出を遮断
- 企業のコンプライアンス順守
- 企業の価値の損失防止
- 企業存続の維持
上記のうち、1は2～5のために定められたもので、企業や一般市民を反社会的勢力の脅威から守るためのものです。2007年に政府による指針が決定されたのを皮切りに、各都道府県でも条例が施行されました。このような指針や条例は何のために作られたのでしょうか。
近年、反社会勢力が実態を偽装し企業に近づく手口は巧妙化しています。取引を始めるまで普通の企業のように見えても、トラブルの際には背後の暴力団が脅してくるというケースも少なくありません。このような「前面の顔」となる企業はフロント企業と呼ばれ、暴力団の常套手段となりつつあります。
また、トラブルに発展するまではいかなくとも、取引後に反社会勢力であることが判明すると企業は信頼を失いかねません。それによって自社も反社会的性質のある企業と見られる懸念もあります。反社会勢力のターゲットとなるのは大企業だけでなく、中小企業や個人事業主も例外ではありません。あらゆる規模の企業が対象となり得ます。企業の健全な経営を存続するために反社チェックが必要となるのです。
一般的な反社チェックの進め方
反社チェックの方法はさまざまで、企業規模や業種によっても多くの手法があります。しかし、基本となるやり方はある程度確立されています。
一般的に広く使われている反社チェックの進め方は、次のような手順です。
- 法人登記・会社情報・許認可情報等を確認 不審な点や矛盾している情報などがないか
- インターネットでの社名と不正情報などの検索
- 業種専門の協会や団体などを通じて風評の調査
また、上記のような手順を代行してくれる企業や、反社会勢力を調査し、反社会的勢力データベースを提供する会社もあります。これらの企業のサービスも有効に利用しながら、反社につながる可能性を見つけ出していく手法がとられています。
RPAを使った反社チェックの進め方
このように、反社チェックは複数の参照元から該当する情報がないことを確認する作業を繰り返して行われます。この作業は、利益を生むのではなく不利益を防止するために行うものであり、できる限り手間と時間をかけたくないのが企業の本音かもしれません。しかし、反社チェックを怠ったことで実際に被害に遭ってしまうと、その被害は会社の運営継続にも関わるほど重大となる恐れもあります。そうなってからでは遅いのも事実です。
では、反社チェックを確実かつ効率的に行いつつ、作業時間を減らすためには具体的にどのような手法をとればよいのでしょうか。
反社チェックの手順を自動化し、手順を漏れなく効率的に行うプロセスを構築している例として、RPAを用いる方法があります。この手法では、CRM（顧客関係管理ツール）とRPAを組み合わせることで、新たに登録した顧客情報に対し自動で反社チェックを行います。それだけでなく、従来からの顧客情報に対しても定期的に情報の棚卸しを行い、以前は健全だった企業が反社会的性質を帯びていないかどうかチェックすることが可能です。こうして効率的に、安全性と正確性が維持できます。
反社チェックにおいてRPAをより有効に、かつ安定的に使うためには、転記や手作業のない環境を先に作っておくことが重要です。それにより、業務量が増えてもロボットのメンテナンスコストや業務にかかる時間が増えない状態にすることが可能だからです。
あるソーシャルメディアの運営企業では、CRMとしてSalesforceを利用していました。ここで管理する顧客情報とRPAを連携させることで、反社チェックを自動化することに成功しています。Salesforceに顧客情報が登録された時点でRPAが自動的に起動し、反社チェックを行う仕組みです。この手法であれば、いくら取引先が増えても反社チェックにかける手間と時間が増えることはありません。
このように、反社チェックにRPAを利用することで確実性が増し、作業も効率化できます。また、その作業に使われていた時間を別の作業に使うことができ、生産性も向上します。
RPAを活用した反社チェックの方法について、詳しくはこちらでもご紹介しておりますのでご覧ください。
また、反社チェックの詳しい実施方法については「反社チェックとは？チェック範囲から具体的な方法、効率化のコツまで」をご覧ください。
チェックを行った企業が反社の可能性が高い場合の対応
反社チェックを行った結果、その企業が反社であることが判明した場合には次のような対応をとります。
- 警察・暴力団追放センターに相談
各都道府県に、暴力追放運動推進センター（暴追センター）が設けられ、暴力団に関する相談受付があります。
- 弁護士に相談する
契約自由の原則があるため取引拒絶はできますが、相手方次第では弁護士に内容証明を送ってもらう方法も検討しなければなりません。
- 上司や周りに相談する
社内連携をとり、不当要求がきた場合は断固として対応を行います。なお、「身の危険を感じる」「業務を妨害される」などの場合は速やかに警察に連絡します。
これらの対応により、企業の存続も脅かしかねない反社との関わりを絶ち、健全性を維持するよう努めましょう。
リーガル部門や人材派遣業務でのRPA活用例
既述の「反社チェック」のほかにも、リーガル部門・人材派遣業務などでRPAを活用している事例があります。
リーガル部門でのRPAによるドキュメント管理
他企業との契約において、リーガル部門は重要な役割を果たします。その役割の中で欠かせないのがドキュメント管理です。ドキュメントを管理する際、どのドキュメントが最新のものなのか、前回と異なる部分があるのか、あるとしたらどう変わっているのかはとても重要です。ドキュメント管理と確認のため、前回契約と新しい契約の変更箇所を比較するような作業にRPAが活用されています。
人材派遣サービスの業務をRPAで高速化
人材派遣サービスでは、大量の契約者の情報を取り扱わなければならなりません。登録への応募に対する対応や登録情報の取り込み、応募者への面接日を伝えるメール作成やさらなる返信対応、面接を実施済みかどうかの管理など、一人ひとりに対し多くの業務が必要です。
このような業務を、RPAの活用によって効率化した事例があります。派遣先へのマッチングや勤怠の管理、請求・支払いの管理なども同時に任せることで、全体の業務フローが一元化され大幅な効率化を実現したのです。
上記のような業務効率化は、人材派遣サービスだけでなく通常の人事・採用部門でも同様に役立ちます。このほかにもECサイト運用やシステム間データ連携の自動化など、幅広くRPAは活用できます。反社チェックでRPAの導入を検討する場合は、導入対象を幅広く検討してみるといいでしょう。
企業の存続に関わる反社チェックをRPAで効率的に
反社会勢力との関わりは、企業の存続をも脅かすリスクであり、適切な措置によって避けなければなりません。しかし、契約ごとに反社チェックを手作業で行っていては、労力と時間、そしてそこに費やすコストと、多くの社内リソースが消費されることになります。これらの業務に対しRPAを有効に活用することで、大幅な効率化が実現可能です。現代の企業活動にとって必須とも言える反社チェックを、より効率的に作業漏れが起こらないよう行うため、RPAの導入と活用は非常に有効な手段と言えるでしょう。
