届いたメールを一定の条件で検索、管理ツール等への登録を自動化

課題

  • 大量のメールの中から必要なものを見つけるのが困難
  • 数が多くて人手では追いつかなかった

実現したこと

  • 自動化により対応の抜け漏れがなくなり、スピードアップした

業務の一連の流れのうち、メールが起点となるケース

業務の依頼がメールで届き、メール内容を見て特定の条件に合致する場合にはこうする、といったルールで一連の業務がスタートすることがあります。

メールは送り主側の都合で送信できる点、あとで検索しやすいといったメリットがある反面、受信側としては内容・重要度・緊急度がまちまちのメールがどんどん届くので簡単に埋もれてしまうというデメリットもあります。

対応が求められる重要なメールの発見が遅れたり抜け漏れがあると、その後の全行程に影響するので、顧客満足の低下やビジネスチャンスを逃してしまうことになるかもしれません。

意図せずうっかり既読にしてしまっために重要なメールを見逃してしまった経験、誰でも思い当たる節があると思います。怖いですね。

こうした「重要だが単調な作業」を、ある程度のスピードや頻度でやり続ける方法としてクラウド型RPAによる業務自動化はフィットします

「届いたメールを確認、条件に合致する場合には次工程へ受け渡す」作業をずっと繰り返す

今回はメールを起点として開始される業務として、次の2つのケースをご紹介します。

  • 条件に合致したメールを確認し、タスク管理ツールへ登録するため転送する
  • 特定ラベルの付いた未読メールを確認、件名・本文・fromアドレスを取得して社内システムへ保存する

条件に合致したメールを特定、別システムへ転送・登録

「タスク管理システムへ新規タスクを登録する」という業務を自動化したケースです。

受付用アドレスへ届いたメールを確認、その中でも特定の条件に合致した「依頼メール」だけを選別してタスク管理システムへ転送するという業務です。

タスク管理システムへ登録することでそれ以降の業務が開始されるという重要な業務ですが、この業務自体は単純な繰り返しを求められます。

しかもこの単調な作業を、営業時間内は一定の頻度でやり続ける必要があります。人がっていた期間は、この業務の専任というわけにはいきませんから、どうしても頻度のばらつきや抜け漏れが生じていました。

この業務をクラウド型RPA Robotic Crowdで自動化したあとは、正確に10分に1回、1日中繰り返せるようになりました。作業の抜け漏れがもなくなり、初動がクイックかつ正確になることからその後に控えているアクションも早くなるなど、業務全体にポジティブな影響をもたらすことができました。

特定ラベルの付いた未対応メールだけをリストアップ、メール内容を社内システムへ格納

こちらも外部から届いたメールをトリガーにして後続の業務がスタートするケースです。

数種類ある送信元別にラベルを付与し、特定ラベルの付いたメールの中から未読のものだけを抽出。条件に合致したメールの件目・本文・fromアドレスを取り出して、社内の管理システムへ格納します。

これまでは一連の作業を人の目と手で行っていましたが、このメール受信〜該当メールの抽出〜内容の取り出し・システム登録の流れをクラウド型RPA Robotic Crowdで自動化しました。

自動化した結果、後続タスクの担当者は自分でメールチェックすることなく未読の要対応案件だけがすぐに分かるようになり、対応の抜け漏れがなくなりました。一連の業務のはじめの部分でスタックしなくなったため、業務全体のスピードアップにも繋がりました。

検索や抽出を繰り返す業務が含まれる場合は、自動化で「全体最適化」を

今回のケースはメールサービスと連携し、メール内容に応じて別システムへの登録を行う。これを定期的に繰り返し続けるというケースをご紹介しました。

今回ご紹介したケースのように、ある程度の条件判断が必要ながらも検索〜抽出〜登録といった単調な業務を一定間隔で繰り返すような業務であれば、自動化されることをおすすめします

人がやるには付加価値が低い業務ですが、業務プロセス全体から見ると大変重要な作業です。全体最適の一手として業務自動化を行えば、最終的なアウトプットの増加やスピードアップ、従業員のモチベーションアップといった様々な効果を発揮します。


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