広告レポート自動作成、ひと手間必要な業務もクラウド型RPAでまとめて自動化

課題
  • 広告運用レポート作成の業務負荷が高い
  • 一度自動化に挑戦したが挫折した
  • 手の空いた人が手分けして人海戦術で対応していた

実現したこと
  • 他社ツールではできなかった自動化に成功した
  • データフォーマット整形・作成後のチェック作業も可能に
  • レポート作成のための人手が不要になり、広告運用に専念できるように

シンプルだが、ひと手間必要な繰り返し業務に苦戦

デジタル広告で成果を上げるためには日々の運用が重要です。とあるデジタル広告代理店様では、顧客へ納品するための運用レポート作成と、それとは別に社内管理用レポートの2種類を作成し、最新のデータを見ながら運用業務をされています。

レポート作成業務自体は、

  1. 各広告媒体の管理画面から、条件に沿ってレポートを抽出
  2. 抽出したレポートを、CSV形式でダウンロード
  3. CSVの内容を、別のレポート用スプレッドシートへ書き込む

といったシンプルな内容です。

しかし、この業務は顧客数×媒体数分と膨大な数・バリエーションが必要で、それを毎日間違いなく繰り返さなくてはなりません。想像しただけで気の遠くなりそうな膨大な業務量です。

しかも、単純なコピー&ペースト作業ではありません。書き込み前には微妙に異なるデータフォーマットの整形が必要で、書き込み後には間違った場所へ書き込んでいないか人の目でのチェックが欠かせませんでした

Robotic Crowdでまるごと自動化に成功

以前使われていた別のRPAツールで試行錯誤したものの、以下の2点が大きな壁となり、結局自動化が出来なかったそうです。

  • データフォーマットの整形
  • 書き込み場所が間違っていないかの目視チェック

しかし、Robotic Crowdはこの課題を解決しました。

データの加工は独自スクリプトで実行

ダウンロードしたデータのフォーマットを提出用データのフォーマットに合わせて整形する作業。これについて、一般的なRPAツールはデータ取得後の整形があまり得意ではありません。しかし、Robotic Crowdならこの問題を解決できます

ワークフロー内に独自開発のスクリプトを組み込むことができるので、そのスクリプトを使ってデータ整形を行うことができるのです。今回のケースでも独自スクリプトを開発することで、データ整形の課題をクリアしました。

データ取得後の整形についてはニーズが多く、弊社でもお客様のご要望に沿った独自開発をすることがよくあります。ワークフロー内でのデータ整形に関する豊富なノウハウ・経験が役立ちました。

CSVのIDと書き込み先を自動で紐付け

もう1つの課題が「書き込み場所が間違っていないかどうかの目視チェック」の自動化でした。これについてはワークフローを工夫することでクリアしました。

CSVをダウンロードして別のスプレッドシートに貼り込んでいく際、単なるコピー&ペーストを繰り返すのではなく、ダウンロードしたCSVのIDと記入場所の紐付けを行いながら書き込んでいくことにしたのです。こうすることで最終的な確認場所が減り、従来行われてきた人の目でチェックする手間を大幅に削減できました。

その業務を自動化できるRPAツールかどうかが重要

今回のケースでは、Robotic Crowd以前に使われていたRPAツールではうまく自動化できなかったという苦い経験がありました。業務自動化と一口にいっても、連携すべきシステムや取得したデータの取り扱いなど難易度は様々です。単にRPAツールを導入したからといって、上手くいかない場合も多々あります。

今回のケースでは、別ツールでの自動化に一度は挫折されたものの、業務自体はきちんと体系立てて設計されていたこともあり、Robotic Crowdでの再挑戦時にはスムーズに自動化できました。また、Robotic Crowdの基本機能はもちろんこと、弊社のカスタマーサクセスチームのノウハウをご活用いただくことで、独自スクリプト開発も交えて全て実現できました。

業務負荷を気にせず、ビジネスを成長させられることに期待

この一連の業務を自動化できたことで、この先、案件数・顧客数や取り扱う媒体数が増えたとしても、レポート作成・チェックの業務量が激増することはないでしょう。手間のかかる業務を自動化しておいたことで、これからも安心して事業を拡大していただけるのではないかと思います。


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